RESOLUCIÓN JDF Nº 33/20
DESCRIPCIÓN: Se establece la obligatoriedad del uso del expediente electrónico APIA Documentum en la Junta Departamental de Florida.
APROBACIÓN 21 agosto de 2020.
EXPEDIENTE: JDF. Exp. 814/20.
En sesión de la fecha, y por unanimidad de miembros presentes (30 Ediles), se aprobó la siguiente resolución:
VISTO: Que la Presidencia de la Junta Departamental, desde mediados del año 2018, inició gestiones ante AGESIC para contar con la licencia del sistema de gestión del expediente electrónico APIA Documentum que la mencionada Agencia pone a disposición de los organismos públicos interesados.
RESULTANDO: 1) Que luego de varias tratativas, entrevistas, etc., se llegó a la firma del convenio respectivo y se inició una ronda de trabajo para la capacitación de funcionarios y la adecuación de nuestra infraestructura.
2) Que desde principios de marzo del corriente, el sistema se encuentra habilitado, y si bien la situación sanitaria del país implicó el cierre de las oficinas del Organismo por un lapso, se logró mediante el teletrabajo de funcionarios mantenerse al día con las obligaciones (pago a proveedores, salarios, etc.) situación que no hubiese sido posible sin contar con dicha herramienta.
3) Que en la actualidad y más allá de inconvenientes menores lógicos, ya que modifica sustancialmente la forma de trabajo de las dependencias del Organismo, la aplicación se encuentra funcionando con normalidad y brinda -hecho que se considera fundamental para su implementación- información completa a los señores ediles de las actuaciones administrativas y contables del Organismo.
ATENTO: A lo expuesto.
LA JUNTA DEPARTAMENTAL DE FLORIDA
RESUELVE:
1º.- Establécese como sistema de trabajo obligatorio para las dependencias del Organismo, el uso de expediente electrónico APIA Documentum, puesto en funcionamiento desde marzo del corriente año.
2º.- Los funcionarios del Organismo deberán tener conocimiento pleno del manual básico de tramitación que recibieron en el año 2019, así como las pautas de procedimiento, adjunto a esta resolución y que se declara parte integrante de la misma.
3º.- Comuníquese a funcionarios y Bancadas.
Sala de Sesiones “Gral. José Gervasio Artigas” de la Junta Departamental, en Florida, a los veintiún días del mes de agosto de dos mil veinte.
(Fdo.) IGNACIO COSTA DODERA, Presidente; MARTÍN VARELA ORMANDO, Secretario General
Pautas de procedimiento
1º.- Todos los tramites que se inicien o ingresen en el Organismo (caso de expedientes, nota, oficios de otros organismos, etc.) se corresponderá a un expediente JDF (a continuación E-JDF).
2º.- Comisiones. Temas a su estudio
Los secretarios de comisiones deberán establecer en el E-JDF el acta correspondiente del tema tratado, el cual será elevado a la Secretaría para su tramitación o aprobación por el Plenario, si correspondiere. En este caso, luego de la aprobación del Plenario, se insertará en el mismo la resolución o decreto correspondiente, dejando constancia de su tramitación antes de su archivo. En resumen, el E-JDF deberá tener todas las actuaciones que el mismo ameritó.
3º.- Solicitudes de Informes, respuestas, planteamientos de los, etc.
Las diferentes Bancadas elevaran en E-JDF los asuntos que se les presenten para ser tramitados, exceptuándose los planteamientos o proyectos que los señores Ediles realicen en una sesión los que serán tramitados por las oficinas de Secretaría. La Secretaría remitirá a los destinos solicitados, dejando constancia de la tramitación. En caso de recibir respuesta de las solicitudes de informes, proyectos, planteamientos etc. se anexarán al expediente y serán remitidas a las Bancadas para que éstas lo hagan llegar al Edil correspondiente. En caso que se presenten agregados a proyectos presentados , o se soliciten ampliaciones de información, etc., se realizarán en el expediente ya formado.
4º.- Unificación de trámites.
A los efectos de una sistematización de la información, se realizará en un único E-JDF anual, aquellos trámites que son constantes mensualmente y sobre una misma temática. A vía de ejemplo y sin ser exhaustivos: el pago a proveedores permanentes (diarios, consumos de UTE, OSE, ANTEL, BSE, etc), pautas publicitarias, Mesa Permanente, trasposiciones, ajustes de saldo de asignaciones, salarios, reintegros de gastos, etc.)
A principio de año, la Secretaría generará un expediente de licencia para cada funcionario informando los días de licencia correspondientes y en él se trabajará en las distintas reparticiones intervinientes durante el año, caso de pago de salarios, nuevas solicitudes etc. Similar sistema se utilizará para registrar las licencias médicas.
De esta manera el funcionario tendrá conocimiento siempre de los días de licencia pendientes, evitando situaciones dadas ante discrepancias con el registro manual actual. En casos de licencias médicas le permitirá saber a la Administración de manera rápida y eficaz las licencias médicas otorgadas a cada funcionario.
5º.- Contaduría
Independientemente de la forma de pago (en efectivo, transferencia bancaria, cheques,etc) todos los gastos y pagos que realice el Organismo tendrán su E-JDF, con su respectiva documentación. Se exceptúan aquellos gastos de caja chica menores a $ 2.000 (dos mil pesos), monto que se actualizará anualmente por resolución de Presidencia.
6º.- La Presidencia podrá realizar las modificaciones del caso en las presentes Pautas, de acuerdo a las propuestas que realice el área de Informática y en función de una continua adecuación del expediente a las necesidades del Organismo.