Distribuido Nº 97/07
Florida, 3 de diciembre de 2007
Sr(a) Edil Departamental
PRESENTE.
De mi consideración :
Para su conocimiento se remite dictamen del Tribunal de Cuentas sobre la Rendición de Cuentas de la Intendencia Municipal, ejercicio 2006.
Ref: Carpeta Nº 214766-Of. Nº 8179/07
A estudio: Comisión de Hacienda.-
TRIBUNAL DE CUENTAS
DICTAMEN
El Tribunal de Cuentas ha examinado la Rendición de Cuentas y el Balance de Ejecución Presupuestal de la Intendencia Municipal de Florida correspondiente al Ejercicio 2006 que incluye los siguientes estados demostrativos: ejecución presupuestal con relación a los créditos y a los recursos, resultado del ejercicio, resultado acumulado y otros estados complementarios. Toda la información incluida en dicho documento representa las afirmaciones del Ejecutivo Comunal. La responsabilidad del Tribunal de Cuentas es expresar una opinión sobre dicha Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal y establecer de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 211 Literales C) y E) de la Constitución de la República, en caso que corresponda, los hallazgos realizados en el curso de la auditoría con relación al cumplimiento de las normas vigentes.
El examen fue realizado de acuerdo con normas de auditoría emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). Esas normas requieren que se planifique y se realice la auditoría para obtener seguridad razonable acerca de si los estados contables están libres de errores significativos. Una auditoría incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que respalda los importes y las revelaciones en los estados contables y evaluar tanto las normas contables utilizadas y las estimaciones significativas efectuadas por la Dirección, como la presentación de los estados contables en su conjunto. El Tribunal de Cuentas considera que el examen realizado ofrece una base razonable para emitir una opinión.
En opinión del Tribunal de Cuentas, la Rendición de Cuentas presenta razonablemente, en todos sus aspectos importantes, de acuerdo a las normas legales y presupuéstale , aplicables, la ejecución presupuestal con relación a los créditos y a los recursos, el resultado del ejercicio y el resultado acumulado al 31 de diciembre de 2006. Con relación al cumplimiento de las disposiciones legales que fueron objeto de examen y en aplicación a lo dispuesto por el Artículo 211 Literales C) y E) de la Constitución de la República, en opinión del Tribunal de Cuentas no se ha dado cumplimiento a las siguientes normas:
1) Artículo 225 de la Constitución de la República, Ordenanza 71 y Resolución de este Tribunal de 01/07/98: En relación al Presupuesto Quinquenal 2006-2010 no se comunicó al Tribunal el texto aprobado con las modificaciones necesarias para subsanar las observaciones formuladas por este Cuerpo y aceptadas por la Junta Departamental.
2) Artículo 289 de la Constitución de la República: La Comuna no dio cumplimiento a lo establecido en la mencionada norma respecto a la incompatibilidad entre el desempeño del cargo de Intendente con todo otro cargo o empleo público, excepción hecha de los docentes.
3) Artículo 37 del TOCAF: Para los arrendamientos a pagar o a cobrar la Intendencia no solicitó en todos los casos el informe técnico previo que establece la mencionada norma.
4) Artículo 55 del TOCAF: No se verificó en todos los casos lo establecido por la norma en cuanto a que la garantía de cumplimiento sea el 5% del total del contrato.
5) Artículo 78 del TOCAF: No se contrataron seguros de caución de fidelidad vigentes para los funcionarios que manejan fondos o valores.
6) Artículo 85 del TOCAF: La Comuna no mantiene un registro permanente, actualizado y valuado de los bienes de uso que integran su patrimonio.
7) Artículo 94 Numeral 6) del TOCAF: Si bien está creada la Unidad de Auditoría Interna en la actualidad no está en funcionamiento. Este hecho impide el cumplimiento de lo dispuesto por esta norma.
8) Artículo 114 del TOCAF: En el arqueo de caja de la Tesorería Municipal al 31.12.06 existen vales por adelanto de dinero y comprobantes pendientes de descargo, con una antigüedad superior a la establecida en esta norma.
9) Ley N° 16.820 Artículo 22: La Comuna no dio cumplimiento a lo establecido por la mencionada norma respecto a "pases en comisión" de funcionarios de la Administración Central a los Gobiernos Departamentales.
10) Ordenanza 81 del Tribunal de Cuentas: No se presentaron los estados contables exigidos por la citada norma.
11) Instructivo de Rendición de Cuentas aprobado por Resolución de este Tribunal de 28/01/04: Se incluye el detalle de obligaciones presupuéstales impagas para los Ejercicios 1998 a 2001 y agrupadas para los Ejercicios 2002 a 2006, las que deberían detallarse discriminando por ejercicio.
Durante el Ejercicio se observaron gastos por las Contadoras Delegadas, los que fueron reiterados por el ordenador y puestos en conocimiento de la Junta Departamental oportunamente, por los siguientes motivos: Artículo 211 Literal B) de la Constitución de la República, Artículos 162 y 178 de la Ley Na 16.713, Artículo 15 de la Ley Ne 16.462, Artículo 35 de la Ley 9.515, Decreto 388/92 del Poder Ejecutivo y Artículos 13, 14, 15, 21, 25, 33 y 75 del TOCAF y Numeral 4) de la Ordenanza 72 del Tribunal de Cuentas.
INFORME A LA ADMINISTRACIÓN
El Tribunal de Cuentas ha examinado la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal correspondiente al Ejercicio 2006 y ha emitido su correspondiente Dictamen.
Como consecuencia del examen practicado, se incluyen en este informe comentarios que se han entendido conveniente exponer, relacionados a la situación de determinados capítulos y rubros de los Estados examinados, obligaciones a cumplir, así como recomendaciones que deberá atender el Organismo. Se incluye además una evaluación de la forma de cumplimiento de las recomendaciones presentadas en el informe de auditoria anterior.
3.1 Constataciones que no afectan la opinión a los Estados Contables
3.1.1 Determinación del saldo de caja, del resultado del ejercicio y del resultado acumulado
En el saldo de Caja y Bancos al cierre del ejercicio (Estado 6.2 "Descomposición del Saldo de Caja y Bancos, folio 126) no se consideró el monto de $ 833.427.- correspondiente a efectivo y cheques según resulta del arqueo efectuado a la "Caja 9" al cierre del ejercicio, lo que denota debilidades en el sistema de control interno.
A pesar de la omisión, existía coincidencia entre dicho saldo y el resultante del Estado 6 "Movimiento de Fondos y Valores", por lo que se solicitó a la Intendencia aclaración al respecto.
Por nota de fecha 29 de octubre de 2007 de la Contadora Municipal se formulan explicaciones que reducirían la diferencia a $ 67.179.-. La Comuna reformuló los estados: N° 3.6 Ejecución a nivel de apertura del presupuesto Programa ^801 Inversiones Departamento de Higiene, N° 6.1 Movimiento de Fondr-a, N° 6.2 Descomposición del saldo de caja y bancos y Determinación del saldo de caja, N° 8.1 De la Evolución de obligaciones presupuéstales impagas, N° 14 Resultado Acumulado y De las fuentes de financiamiento que se han utilizado en el ejercicio, los que deberán ser remitidos a la Junta Departamental.
3.1.2 Presentación del Estado 3.3.-
Al cierre del ejercicio se efectuó un ajuste de reclasificación por $ 6:521.782.-que corresponde a los intereses perdidos por préstamos con el Banco República Oriental del Uruguay y con el Nuevo Banco Comercial. Estos gastos corresponden ser considerados en la ejecución presupuestal del ejercicio , por lo que los gastos de funcionamiento ejecutados ascienden a $ 93:748.819.- y el total ejecutado en el ejercicio asciende a $ 368:817.214.-.
3.1.3 Juicios contra la Intendencia Municipal
No se incluyen en el déficit acumulado al 31.12.06, las eventuales erogaciones que puedan resultar de los juicios en trámite, que de acuerdo a los montos aportados por la Comuna totalizan $ 5:979.610.- y US$ 1:224.103.-. Además, se debe mencionar que existen catorce procesos de nulidad ante el Tribunal de lo Contencioso Administrativo y un proceso de inconstitucionalidad ante la Suprema Corte de Justicia.
3.1.4 Convenio BROU - Intendencia Municipal de Florida
En el Estado N° 10 Evolución de Convenios no se incluyen en el saldo del convenio con el BROU la totalidad de los intereses calculados al 15/09/04 de U$S 1:748.759,11 los cuales según el mencionado convenio quedarían en suspenso hasta el final del período (15/09/2019), no generando los mismos nuevos intereses.
3.2 Incumplimiento de normas legales
En relación al cumplimiento de normas legales, corresponde realizar las siguientes precisiones:
3.2.1 Presupuesto Quinquenal 2006-2010
En la Resolución de este Cuerpo de 16 de agosto de 2006, oportunamente comunicada a la Junta Departamental y a la Intendencia Municipal, se estableció que se debía remitir al Tribunal el texto aprobado con las modificaciones señaladas en el Resultando 2), a efectos de subsanar las observaciones formuladas.
3.2.2 Pases en Comisión
El Tribunal en sesión de 16 de mayo de 2007 dictó Resolución respecto a una situación funcional, estableciendo en el Considerando 8) que "se encuentra prohibido por norma legal el "pase en comisión" de funcionarios de la Administración Central a los Gobiernos Departamentales (Artículo 22 de la Ley N° 16.820); excepto la autorización legal prevista por el Artículo 47 de la Ley N° 18.046, norma de vigencia posterior a la situación objeto de análisis";
3.2.3 Cargos públicos
El Tribunal en Sesión de 11 de julio de 2007 dictó Resolución respecto a una situación generada ante el desempeño del cargo de Intendente Municipal de Florida durante las licencias usufructuadas por el titular de dicho cargo, estableciendo en el Considerando 5) que el Artículo 289 de la Constitución de la República dispone que: "Es incompatible el cargo de Intendente con todo otro cargo o empleo público, excepción hecha de los docentes...";
3.2.4. Seguros de caución de fidelidad
No se mantienen seguros de caución de fidelidad para las personas que manejan fondos o valores, por tanto no se cumple con el Art. 78 del TOCAF.
3.2.5 Arrendamientos
No todos los arrendamientos a pagar o a cobrar por la Intendencia fueron acompañados de un informe técnico previo, como lo establece el Artículo 37 del TOCAF. Durante el Ejercicio 2006 todos los arrendamientos de la Comuna fueron inferiores al tope establecido, por tanto se debió solicitar informe técnico el cual puede ser realizado por personal técnico del organismo y prescindirse de las publicaciones.
3.2.6 Garantía cumplimiento del contrato
El Artículo 55 del TOCAF establece que la garantía debe ser el 5% del importe total del contrato. Se detectó para un caso de licitación pública que la garantía realizada por el provee .or adjudicado fue del 5% del subtotal, sin incluir los impuestos y las leyes sociales aunque el contrato sí los incluía. Esta situación fue corregida en el Ejercicio 2007.
3.3 Debilidades de Control Interno
Además de la debilidad señalada en el punto 3.1.1 se constataron las siguientes:
3.3.1 Respecto a recursos o manejo de fondos
3.3.1.1 Pago de partidas a la Junta Departamental
Los cheques para el pago de las partidas correspondientes a la Junta Departamental se emitían al portador.
A partir del mes de agosto 2007 estos cheques se emiten a la orden.
3.3.1.2 Convenios
Se han ingresado al sistema de recaudación todos los convenios firmados por deudores de la Intendencia, excepto los "convenios particulares por código tributario" de los cuales el saldo contable no corresponde al importe adeudado. En el 2007 se está en proceso de implementar las correcciones correspondientes.
Se aconseja además que el sistema automáticamente haga caducar el convenio cuando no se cumplan las condiciones impuestas por el mismo.
3.3.1.3 Conciliaciones bancarias
Las realiza el encargado de División Control Caja pero no se revisan por personal ajeno a dicha dependencia. Se efectúa diariamente la conciliación de la cuenta N° 4341; para el resto de las cuentas solo cuando hay movimientos.
3.3.1.4 Ingresos de origen nacional
Durante la conciliación realizada con el SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera) on la etapa previa a la confección de la rendición de cuentas se detectaron diferencias en el saldo de los Ingresos Nacionales correspondientes a: partidas sin contabilizar, partidas contabilizadas en el presente ejercicio que corresponden al ejercicio anterior y partidas sin contabilizar que están en el SIIF y no se cobraron. Dichos ajustes fueron registrados por la Intendencia y recogidos en la informar ón proporcionada en la Rendición de Cuentas. Además, se detectó 'jna partida que fue depositada en una cuenta del BROU de una Junta Local y que por ello no fue considerada como un ingreso nacional en su momento.
3.3.2 Respecto a retribuciones personales
3.3.2.1 Altas de funcionarios
Durante el 2006 no se realizó el control para todos los casos, de que los funcionarios que ingresan a desempeñarse en la Comuna no perciban otro ingreso público y que exista vacante en el cargo correspondiente, previo a efectuar el alta del funcionario. Se detectó que en el mes de noviembre 2006 para el cargo de peón habían 23 funcionarios en exceso con relación a los cargos establecidos en el Presupuesto.
3.3.3 Respecto al sistema de compras
Conciliación con los proveedores
No se tiene como política general realizar conciliaciones periódicas con los proveedores más importantes, a fin de determinar diferencias en los saldos y poder efectuar las posibles correcciones en los respectivos registros.
3.4 RECOMENDACIONES
3.4.1 RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR CUMPLIDAS
3.4.1.1 Deuda con UTE
Al 31.12.05 según los registros de la Intendencia, la deuda con el mencionado organismo ascendía a $ 89:659.018.-. En esa oportunidad UTE informó un saldo de $ 263:786.788.- señalando que el 28.12.04 se iniciaron acciones judiciales incluyendo en el importe reclamado, multas y recargos generados y pendientes de facturar al 31.12.04. La Comuna interpuso recurso de revocación con fecha 05.05.05.
El 17.11.06 se firmó un convenio con UTE por el cual se regularizó la situación de adeudo que mantenía la Intendencia con dicho organismo.
3.4.1.2 Aporte al FNV
Desde el año 1998 al 2005 no se cumplió con lo dispuesto por el Art. 81 de la Ley Nfi 16.237. La Intendencia adeuda al Fondo Nacional de Vivienda aportes por $8:396.829.-.
Al 31.12.06 se abonó todo lo correspondiente al Ejercicio 2006, excepto diciembre.
3.4.1.3 Vales por adelanto de dinero y Comprobantes pendientes de registración que integran el saldo de disponibilidades
Al cierre del ejercicio 2005 existía un importe de $ 2.655.061 correspondiente a "Vales por Adelantos de Dinero" y "Comprobantes Pendientes de Descargo" integrando el saldo de las disponibilidades al 31.12.05 (18% del saldo). Estos gastos no fueron incluidos en los ejercicios en que fueron ejecutados. Durante el 2006 se incluyeron la mayoría de los comprobantes de dicho ejercicio, quedando pendientes los de ejercicios anteriores que ascienden a $ 1:076.359.- (3% del saldo). Se recomienda que se efectúe el ajuste de las disponibilidades a efectos de que este saldo refleje exclusivamente el efectivo existente.
Asimismo, en relación al cumplimiento de io dispuesto por el Artículo 114 del TOCAF, se recomienda se tomen medidas para ajustar las partidas de ejercicios anteriores que aún están pendientes sin rendición y que ascienden a $ 774.236.-.
3.4.1.4 Arrendamientos de obra
En el Ejercicio 2005 existían varias empresas unipersonales contratadas por la Intendencia en régimen de arrendamiento de obra. Dichos Contratos, por sus características encuadraban en el concepto legal de arrendamiento de servicios, debiéndose efectuar las contrataciones de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 33 del TOCAF, utilizándose el procedimiento competitivo correspondiente conforme al monto anual de la contratación en su totalidad. Esta situación fue subsanada en el año 2006, habiendo efectuado los correspondientes procedimientos de contratación.
3.4.1.5 Proceso de compras
Durante el Ejercicio 2005, se comenzaron a adoptar determinadas medidas para corregir las deficiencias incluidas en el informe de este Tribunal de fecha 07.09.05, relativo a la Auditoría efectuada a solicitud de la Junta Departamental,respecto al sistema de compras en las unidades Secretaría General y Servicios
Varios.
Asimismo durante el 2006 se continuó con este proceso, completándose con el nuevo sistema de compras que se aplica desde 01/01/07.
3.4.1.6 Viáticos
Durante el ejercicio 2006 se pagaron al BPS los aportes correspondientes a dicho ejercicio, quedando pendiente la deuda anterior. La Intendencia debe efectuar los aportes al BPS de las partidas abonadas al personal hasta el Ejercicio 2005, por concepto de viáticos no sujetos a rendición de cuentas y que no fueron consideradas como materia gravada.
3.4.2 RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO CUMPLIDAS
3.4.2.1 Excesos de gastos
Si bien durante el ejercicio se aplicaron las normas de trasposición, se produjeron excesos de gastos por un monto de $ 39:510.256, lo que representa un 8% sobre el total gastado. Dichos gastos fueron observados por las Contadoras Delegadas.
3.4.2.2 Inventario de bienes de uso
De acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 85 del TOCAF, deberá mantenerse un registro permanente, actualizado y valuado de los bienes de uso que integran el patrimonio de la Intendencia Municipal.
3.4.2.3 Fondos Extrapresupuestales
La Comuna deberá registrar como extrapresupuesto solamente gastos que tengan una contrapartida de ingreso no prevista presupuestalmente. Los restantes, estén o no previstos presupuestalmente, deben considerarse dentro de la ejecución presupuestal. Asimismo los saldos correspondientes a convenios y acreedores financieros, deben estar incluidos en los estados respectivos, eliminándolos del estado de fondos extrapresupuestales. En el cuadro de resultado acumulado al 31.12.06, se expone dentro del Pasivo el concepto de "Extrapresupuesto a pagar" con un saldo acreedor de $ 12:438.744.-, cuando lo que corresponde es expresarlo dentro del Activo como "extrapresupuesto a cobrar" por el mismo importe deudor. En el estado de evolución de fondos extrapresupuestales al 31.12.06 figura el contrato por concepto de leasing firmado el 09.06.99 con MTOP/Leasing MANREVIDE, con un saldo a cobrar por $ 13:449.921.-. Dicho concepto no corresponde a un fondo extrapresupuestal, por lo que la Intendencia deberá registrar como ingresos presupuéstales de cada ejercicio, los importes que el MTOP le retiene en oportunidad de remitirle otros ingresos y como gastos los pagos de cada ejercicio de las cuotas correspondientes al contrato de leasing del año o incluirlas en obligaciones presupuéstales impagas. Asimismo deberá conciliar con el MTOP los saldos correspondientes y efectuar las compensaciones respectivas, a efectos de que los estados presenten correctamente la información.
3.4.2.4 Ordenanza 81 del Tribunal de Cuentas
De acuerdo a lo establecido en la Ordenanza 81 de este Cuerpo, la Intendencia deberá presentar los estados contables establecidos en el Artículo 13 de la mencionada Ordenanza, dentro de los noventa días siguientes al cierre del ejercicio.
3.4.2.5 Auditoria Interna
Si bien se ha modificado el Organigrama de la Comuna creándose la Oficina de Auditoria Interna dependiente directamente del Sr. Intendente Municipal, en la actualidad no existe auditor designado.
Dicha Unidad de Auditoria Interna deberá estar a cargo de un Contador Público con formación y experiencia en la materia, a efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto por el Artículo 94 del TOCAF. Asimismo, una vez nombrado dicho profesional, la referida Unidad, deberá coordinar con el Tribunal de Cuentas la planificación de su actividad, de conformidad con lo establecido en la mencionada norma.
3.4.2.6 Manejo de fondos
Se considera necesario regularizar la falta de reglamentación respecto al manejo de fondos por parte de las Juntas Locales y su vinculación con la Tesorería Municipal.
3.4.3 RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO
Se reiteran las recomendaciones señaladas en el punto 3.4.2 y se agregan las siguientes, en relación a las debilidades de control interno detectadas en el proceso de la auditoria:
3.4.3.1 Seguros de caución de fidelidad
Es aconsejable mantener actualizados los seguros de caución de fidelidad y asignar a un funcionario responsable del control y de la actualización de todos los seguros (altas y bajas de vehículos, personal que maneja valores, bienes de las Juntas Locales, edificios, etc.).
3.4.3.2 Conciliaciones bancarias
Se considera conveniente realizar al menos una conciliación al cierre de cada mes de la totalidad de las cuentas bancarias, aún cuando no tengan movimientos, archivarlas de manera ordenada y revisarlas por funcionario ajeno a la dependencia.
3.4.3.3 Ingresos de origen nacional
Es aconsejable realizar conciliaciones periódicas respecto a los recursos de origen nacional con información obtenida del SIIF y, de ser posible, informar al Ministerio de Economía y Finanzas una única cuenta bancaria para que sean depositadas las partidas. Esto facilitaría la individualización de las partidas recibidas por este concepto.
3.4.3.4 Arrendamientos
Para todos los arrendamientos se deberá considerar el cumplimiento del Artículo 37 del TOCAF. Si el monto anual supera tres veces la contratación directa, se deben realizar las publicaciones que correspondan según el Artículo 50 del TOCAF.
3.4.3.5 Garantía cumplimiento de contrato
Sería aconsejable que en el expediente electrónico el Departamento de Hacienda deje constancia del cálculo correspondiente a la garantía a los contratos. Actualmente Tesorería informa lo que recibe en garantía pero no se verifica que sea el importe correcto.
3.4.3.6 Detalle de las Obligaciones Presupuestales impagas y Conciliaciones respectivas
Se incluye el detalle de obligaciones presupuéstales impagas para los Ejercicios 1998 a 2001 y agrupadas para los Ejercicios 2002 a 2006, las que deberían detallarse discriminando por ejercicio.
Se aconseja que de acuerdo al Instructivo de confección de las Rendiciones de Cuentas, conjuntamente con el Estado N° 8 se presente el detalle de obligaciones presupuéstales impagas, discriminadas por ejercicio, individualizándose en todos los casos al acreedor.
Asimismo se deberán adjuntar las certificaciones de los organismos públicos con el detalle de las deudas y las conciliaciones respectivas en los casos que corresponda.
3.4.3.7 Respecto a! sistema de control interno.
La Comuna deberá implementar los controles necesarios a efectos de emitir información financiera confiable, y evitar que se produzcan deficiencias en la formulación de los estados como la descrita en el punto 3.1.1.
La Intendencia deberá además analizar la diferencia señalada en el punto 3.1.1 del presente informe de $ 67.179.- y comunicar a este Cuerpo los ajustes que correspondan.
Montevideo, 8 de noviembre de 2007.
(Fdo.) Esc. Elizabeth M CASTRO SECRETARIO GENERAL”
LA SECRETARÍA
