Distribuido Nº 85/16
Florida, 21 de octubre de 2016.
Sr(a) Edil (a)
Se transcribe dictamen del Tribunal de Cuentas de la República sobre los Estados Financieros del Organismo, Ejercicio 2015.
A estudio: Comisión de Hacienda.-
Ref. Tribunal de Cuentas E. E. № 2016-17-1-0002064 Ent. № 1552/16 Oficio № 7079/16
“Montevideo, 09 de setiembre de 2016 Señor Secretario General de la Junta Departamental de Florida Dr. Marcos Pérez Machado Transcribo la Resolución № 3129/16 adoptada por este Tribunal, en su acuerdo de fecha 7 de septiembre de 2016; y adjunto el respectivo Dictamen e Informe a la Administración:
"VISTO: que este Tribunal ha examinado los Estados Financieros de la Junta Departamental de Florida correspondientes al Ejercicio 2015;
RESULTANDO: que el examen se efectuó de acuerdo con los Principios Fundamentales de Auditoría (ISSAI 100 y 200) y las Directrices de Auditoría Financiera (ISSAI 1000 a 1810) de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), habiéndose llevado a cabo los procedimientos considerados necesarios en las circunstancias;
CONSIDERANDO: que las conclusiones y evidencias obtenidas son las que se expresan en el Informe de Auditoría que se adjunta, que incluye Dictamen e Informe a la Administración;
ATENTO: a lo dispuesto por el Artículo 211 Literal C) de la Constitución de la República;
EL TRIBUNAL ACUERDA
1) Expedirse respecto de los Estados Financieros de la Junta Departamental de Florida correspondientes al Ejercicio 2015, en los términos del Informe de Auditoría referido;
2) Comunicar la presente Resolución a la Junta Departamental de Florida y a la Contadora Delegada;
3) Dar cuenta a la Asamblea.General, y
4) Devolver los antecedentes".
Saludo a Usted atentamente.
(Fdo)Cra. Lic. Olga Santinelli Taubner-Secretaria General
Dictamen
El Tribunal de Cuentas ha examinado los Estados Financieros de la Junta Departamental de Florida, que comprenden los siguientes Estados: el Estado de Situación Patrimonial al 31 de diciembre de 2015, Estado de Resultados, Estado de Origen y Aplicación de Fondos, Estado de Evolución del Patrimonio, Cuadro de bienes de uso e intangibles y las respectivas Notas a los Estados.
También se presentan, en caso de corresponder, los incumplimientos legales constatados por el Tribunal de Cuentas en el curso de la auditoría efectuada.
Responsabilidad de la Dirección de la Junta Departamental por los Estados de Ejecución Presupuestal
La Dirección de la Junta Departamental es responsable por la preparación y la razonable presentación de estos estados financieros de acuerdo con la normativa vigente y con la Ordenanza № 81 de este Tribunal. Esta responsabilidad incluye diseñar, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para la preparación y presentación razonable de estos estados que estén libres de errores significativos, ya sea debido a fraude o error, y seleccionar y aplicar políticas contables apropiadas.
Responsabilidad del auditor
La responsabilidad del Tribunal de Cuentas es expresar una opinión sobre dichos Estados Financieros basada en la auditoría realizada. Esta auditoría fue practicada de acuerdo con los Principios Fundamentales de Auditoría (ISSAI*100 y 200) y las Directrices de Auditoría Financiera (ISSAI 1000 a 1810) de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). Estas normas requieren que se cumpla con requisitos éticos, se planifique y se realice la auditoría para obtener seguridad razonable acerca de si los Estados contables están libres de errores significativos.
Una auditoría implica realizar procedimientos para obtener evidencia acerca de los montos y revelaciones contables. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio profesional del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de existencia de errores significativos en los Estados Financieros, ya sea debido a fraude o error. Al efectuar la evaluación de riesgos, el auditor considera los aspectos de control interno de la entidad relevantes para la preparación y presentación razonable de los estados con el fin de diseñar los procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión acerca de la eficacia del control interno de la entidad. Una auditoría también implica evaluar lo apropiado de las políticas contables utilizadas por la Dirección, así como evaluar la presentación general de los Estados Financieros.
Se considera que la evidencia de auditoría obtenida brinda una base suficiente y apropiada para sustentar la opinión.
Opinión
En opinión del Tribunal de Cuentas, los estados financieros referidos precedentemente presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la situación patrimonial de la Junta Departamental de Florida correspondiente al Ejercicio finalizado el 31/12/2015, los resultados de sus operaciones y los flujos de efectivo correspondientes al Ejercicio anual terminado a esa fecha, de acuerdo con la Ordenanza 81 del Tribunal de Cuentas.
Con relación al cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que fueron objeto de examen, en opinión del Tribunal de Cuentas no se ha dado cumplimiento a la siguiente norma:
Artículo 5 de la Ordenanza 81 del Tribunal de Cuentas: para los ingresos se aplicó el criterio de lo percibido en vez de aplicarse el criterio de lo devengado, como lo establece la citada norma. (Fdo)Cra. Lic. Olga Santinelli Taubner-Secretaria General
INFORME A LA ADMINISTRACIÓN
El Tribunal de Cuentas ha examinado los Estados Financieros de la Junta Departamental de Florida correspondientes al Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2015 y ha emitido su Dictamen.
Como consecuencia del examen practicado, se incluyen en este Informe comentarios que se ha entendido conveniente exponer, relacionados a la situación de determinados capítulos y rubros de los Estados Financieros examinados, obligaciones a cumplir, así como recomendaciones que deberá atender el Organismo.
1. Constataciones que no afectan la opinión
1.1 Gastos de reintegro a los Señores Ediles no contabilizados
Se constató que no fueron imputados en el Ejercicio 2015, gastos ejecutados en concepto de reintegros a los Señores Ediles por un importe de $ 962.799, lo que implica que, se aumenten los gastos del Ejercicio en el mencionado importe, de la misma manera ya expuesta para la Rendición de Cuentas.
1.2 Pagos de cuotas por adquisición en el 2008 del inmueble sede del organismo
Al igual que en la Rendición de Cuentas, se consideraron como pérdida del Ejercicio, los pagos que se efectuaron a cuenta de la deuda contraída con el BPS en el 2008 por la adquisición del inmueble sede de la Junta Departamental. En el Ejercicio 2015, se pagaron 12 cuotas de UR 108.92 cada una, lo que a la cotización respectiva ascendió a $ 1.060.254. Los referidos pagos debieron darse de baja del pasivo respectivo, y sólo reconocerse como
gastos del Ejercicio, la diferencia de cotización de $ 238.520, lo que implica que los gastos del Ejercicio están sobrevaluados en $ 821.734.
1.3 Bienes de uso cargados a pérdidas
Se reconoció como pérdidas en el Estado de Resultados, un importe de $ 1.368.095 que corresponde a las adquisiciones de Bienes de Uso efectuadas en el ejercicio 2015. El mismo importe fue reconocido en el activo no corriente y en la columna de "altas" del Cuadro de Bienes de Uso, por lo que las pérdidas se encuentran sobrevaluadas en el referido importe.
1.4 Bienes de uso deteriorados
Por Resolución de Presidencia № 204/01/16 de 25/01/2016 se acordó dar de baja del inventario del Organismo "objetos que por diferentes motivos (roturas, desuso, etc.) no son utilizados y que lucen en nómina". Asimismo, se resolvió que los mismos sean desafectados. Acorde a esta Resolución, en el Cuadro de Bienes de Uso al 31/12/2015, se dieron de baja bienes por este concepto por un importe neto de $ 114.842, no siendo reconocidos como pérdida en el Estado de Resultados.
1.5 Permuta de vehículo
El 22/12/2015, al amparo de la Licitación Abreviada 01/2014 se procedió al recambio del minibús del organismo sin resultar erogación a pagar por parte de la Junta Departamental. En el Cuadro de Bienes de Uso y en el activo no corriente, se reconoció un alta de vehículo por un importe de $ 787.845 y asimismo se dio de baja el minibús existente, el que había sido adquirido en el ejercicio 2014 en un importe de $ 804.704. De acuerdo a los cálculos efectuados, el vehículo entregado fue amortizado en el Ejercicio 2015 y reconocida la amortización como pérdida en el Estado de Resultado, pero no fue dada de baja la amortización acumulada respectiva ni en el Cuadro de Bienes de Uso ni en el activo no corriente. Asimismo, la diferencia entre el valor neto del vehículo que se entregó y el importe de la unidad adquirida no fue reconocida en el Estado de Resultados. Por lo expuesto, falta reconocer una ganancia de $ 160.941
1.6 Ingresos devengados
En la Nota a los Estados Contables № 2 se establece que la Junta Departamental "recibe sus ingresos (duodécimos presupuéstales) de la Intendencia Departamental de Florida, los que se contabilizan por el criterio de lo percibido". De acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 5 de la Ordenanza № 81 de este Tribunal, "los Estados Contables (o financieros) deben prepararse aplicando el criterio de lo devengado. Según este criterio, las transacciones y demás sucesos se reconocerán cuando ocurran de acuerdo a normas legales o prácticas comerciales, con independencia de cuando se reciba o se pague dinero u otro equivalente al efectivo. El Tribunal de Cuentas podrá autorizar, en forma excepcional, la presentación de Estados Contables (o financieros) preparados aplicando el criterio de lo percibido o de caja cuando exista una solicitud formal de la unidad contable basada en razones fundadas". A la fecha, no se recibido ninguna solicitud formal al respecto, por lo que el criterio a utilizar es el de lo devengado.
Considerando como criterio básico que lo devengado respecto de los ingresos es un derecho ganado con independencia de haber sido cobrado o no, en el caso particular de las Juntas Departamentales, es aquello que puede exigir a la Intendencia, lo que implica que los ingresos a considerar por la Junta se deben corresponder con los gastos presupuéstales del Ejercicio menos las ganancias generadas por la propia Junta Departamental, en este caso, menos la ganancia por venta del vehículo. Por lo expuesto, corresponde aumentar las ganancias en $ 1.586.560
1.7 Saldo de la cuenta Banco
En la conciliación bancaria presentada en el documento de la Rendición de Cuentas correspondiente al Ejercicio 2015, se exponen sueldos a pagar por un importe de $ 1.351.834 y se mantiene el saldo de la cuenta Banco incrementada en el mismo importe, sin embargo, los sueldos a pagar no fueron incluidos al determinarse la situación en materia de fondos y el Estado de Resultados Acumulados. Al respecto se constató que los mismos fueron abonados el 30/12/2015, lo que implica que la cuenta Banco se encuentra sobrevaluada en el referido importe. Asimismo, las cuentas del Estado de Situación Patrimonial que registran movimientos con la Intendencia se encuentran subvaluadas en el mismo importe.
1.8 Saldo de la cuentas con la Intendencia
El saldo de las cuentas con la Intendencia debe reflejar la situación en materia de fondos de la Junta respecto con dicho organismo, lo que implica un ajuste al saldo inicial de resultados acumulados de $ 726.193.
1.9 Ajustes al Resultado del Ejercicio y al Resultado Acumulado al 31/12/2015
Por lo expresado en los párrafos anteriores, el resultado del Ejercicio ajustado es de $ 687.171 de ganancia y el Resultado Acumulado ajustado asciende a $ 6.024.799, según el siguiente detalle (en pesos uruguayos):
Resultado del ejercicio expuesto por la Junta- 2.172.518
gastos Ediles no contabilizados - -. 962.799
pagos de deudas que no son gastos 821.734
altas de bienes uso que no son gastos 1.368.095
bienes de uso deteriorados - - 114.842
ganancia por recambio de vehículo 160.941
diferencia por ingresos devengados 1.586.560
__________
687.171
Resultado acumulado expuesto por la Junta 3.790.751
Ajustes al resultado del ejercicio 2.859.689
Ajuste sueldos a pagar ya pagados 1.351.834
Ajustes cuentas con la Intendencia 726.193
___________
6.024.799
2. Debilidades de control interno referidas a las registraciones contables
2.1- En lo que respecta a la registración, en algunas oportunidades se efectúan asientos contra cuentas "puentes" en vez de moverse exclusivamente las cuentas involucradas, lo que dificulta los controles y además aumenta el riesgo de errores de registración y exposición.
2.2- No se controla que al realizarse la conciliación bancada a cierre del Ejercicio, se efectúen los ajustes contables que correspondan, a efectos de que el saldo del Banco a incluir en el Activo sea el correcto, y de que se mantengan cómo partidas conciliatorias exclusivamente las que refieren a un desfasaje real en el tiempo y/o a partidas pendientes de registrar por el Banco, y no las que responden a partidas pendientes de registración por parte de la Junta Departamental.
3. Recomendaciones
3.1 Recomendación del ejercicio anterior cumplida
Se efectuaron los ajustes señalados al dictaminar respecto de los Estados Financieros por*el Ejercicio cerrado al 31/12/2014, fijando el resultado del Ejercicio y el resultado acumulado en las cifras establecidas por este Tribunal.
3.2 Recomendaciones del ejercicio
3.2.1 Criterio de lo devengado
De acuerdo a lo establecido en el Artículo 5 de la Ordenanza № 81 del Tribunal de Cuentas, los Estados Contables (o financieros) deben prepararse aplicando el criterio de lo devengado. La citada norma establece que: "Según este criterio, las transacciones y demás sucesos se reconocerán cuando ocurran de acuerdo a normas legales o prácticas comerciales, con independencia de cuando se reciba o se pague dinero u otro equivalente al efectivo. El Tribunal de Cuentas podrá autorizar, en forma excepcional, la presentación de Estados Contables (o financieros) preparados aplicando el criterio de lo percibido o de caja cuando exista una solicitud formal de la unidad contable basada en razones fundadas".
3.2.2 Registración contable
Tal como se señaló al dictaminar respecto de la Rendición de Cuentas y Balance de ejecución presupuestal del Ejercicio 2015, se deben tomar las medidas necesarias a efectos de que cada asiento contable refleje fielmente la operación ocurrida, evitando recurrir a cuentas "puentes" cuando no es estrictamente imprescindible, de forma de que además de permitir la correcta exposición, se facilite el entendimiento y control de los asientos contables efectuados.
3.2.3 Partidas conciliatorias
A efectos de que el saldo de Banco presentado sea el correcto, luego de efectuarse la conciliación bancada a cierre del ejercicio, se deben contabilizar los ajustes que correspondan a comprobantes aún no contabilizados por el organismo y/o a errores contables.
3.2.4 Ajustes al Resultado del Ejercicio y al Resultado Acumulado
La Junta Departamental deberá efectuar los ajustes detallados en los párrafos 1.1) a 1.9) para fijar el Resultado del Ejercicio y el Resultado Acumulado al 31 de diciembre de 2015 en las cifras establecidas por este Tribunal.
Montevideo, 23 de agosto de 2016.
(Fdo) Cra. Lic. Olga Santinelli Taubner- Secretaria General ”
LA SECRETARÍA