Distribuido Nº 50/05

Florida, 20 de octubre de 2005
Sr(a) Edil(a)
PRESENTE.
                        Elevo a Ud. informe de la Auditoria Interna de la Nación en relación a la auditoria realizada a la Intendencia Municipal, a solicitud de la actual Administración.

A estudio: Comisión de Hacienda

AUDITORIA INTERNA DE LA NACION

Montevideo, 30 de agosto de 2005

Sra. Auditora Interna de la Nación

Ec. Laura Remersaro

Presente

Se remite a Ud. el Informe de Auditoria de la Intendencia Municipal de Florida en virtud de la solicitud formulada por el jerarca de dicha comuna.

ALCANCE y OBJETIVO

Las actuaciones se desarrollaron entre los días 11 y el 29 de julio de 2005 y su objetivo fueron la evaluación del funcionamiento del sistema de control interno y la eficacia y eficiencia de las operaciones existentes en el Departamento de Contaduría y las Divisiones de Tesorería, Abastecimiento, Reguladora de trámite y Archivo y Asesoría Jurídica.

Las tareas fueron realizadas con independencia, objetividad y debido cuidado profesional.

Los procedimientos aplicados fueron: análisis del arqueo de fecha 7/7/05, entrevistas, confrontación de registros, revisión de documentación, inspección ocular, circularización de saldos, estudio de expedientes, visita al Vivero y relevamiento de toda la información oportuna y confiable con el objeto de obtener evidencias que permitan fundamentar las conclusiones y las recomendaciones que se efectúan en el final del presente informe.

El Informe se dividirá en los siguientes capítulos:

I)   Análisis del Presupuesto del período 2001 - 2004

II)   Departamento de Contaduría

III)   División Tesorería

IV)   División Abastecimiento

V)   División Reguladora de Trámite y Archivo

VI)   Asesoría Jurídico - Notarial

I) PRESUPUESTO

Según surge de la Rendición de Cuentas, el presupuesto de la IMF para el ejercicio 2004, ascendió a la suma de $ 306.701.000.

Se ejecutó en dicho período la suma de $ 317.778.965, recaudando esta Comuna $ 301.586.289. Se anexa Estado Nº 2 Resultado del Ejercicio a fs. 1.

Se agrega a fs.2 Estado Nº 3 Ejecución del Presupuesto, en relación con los Créditos (Ejecución resumida a nivel de rubro).

RUBRO          IMPORTE EN $        CONCEPTO                            PORCENTAJE    

0                      185.973.943.01        Servicios Personales                        58 %

1                       67.921.575.27        Bienes de Consumo                         22 %

2                       41.096.752.93        Servicios No Personales                   13 %

3                         1.785.906.12        Bienes De Uso                                 0.56 %

5                       20.154.797.39        Transferencias                                 6 %

7                             845.990.18        Gastos No Clasificados                    0.27 %

TOTAL           317.778.964.90                                                             100%

Como surge del cuadro que antecede, el Rubro 0 insume el 58% del total de lo ejecutado, seguido el Rubro 1 con el 22% y el rubro 2 con el 13%.

De acuerdo a lo establecido en el Estado Nº 4 de la Ejecución del Presupuesto en Relación al Cálculo de Recursos que se agrega a fs. 3 y 4, surge que la relación de lo recaudado para el año 2004 significa el 98% de lo estimado.

El índice de morosidad de deudores entre los años 2001 al 2004 correspondió:

contribución urbana entre un 20% - 30%

contribución rural entre un      5% - 10%

patente de rodados entre un 20% - 25%

Por otro lado, según surge del cuadro Determinación del Resultado Acumulado de la Rendición de Cuentas del año 2004 que se agrega a fs.5 el resultado acumulado asciende a la cifra de $ 232.268.918.

Con respecto a las Deudas por Proveedores las mismas ascendieron al 31/12/04 a $ 105.266.783, siendo que las Deudas por el mismo concepto de los ejercicios 1998 al 2001 arrojaron un total de $ 35.097.806.

RESIDUOS PASIVOS       

Ejercicio 1998                      $    5.953.456

Ejercicio 1999                      $    4.525.868

Ejercicio 2000                      $  11.239.207

Ejercicio 2001                      $  13.379.274

Sub Total 1998-2001          $  35.097.806

Al 31/12/2004                       $ 105.266.783

Se concluye del cuadro anterior que las deudas se vieron incrementadas en un 300 % en el período comprendido entre los años 2002 y 2004.

Se adjunta a fs.6 y fs.7 detalle de las deudas acumuladas a la fecha, proporcionado por el Departamento de Hacienda el que arroja un total de $ 253.953.639.71.

En el mismo figura deudas por fondos indisponibles por un monto de $ 5.090.028, que la Intendencia no ha vertido en tiempo y forma, lo cual constituye una irregularidad que puede aparejar las responsabilidades establecidas en el Título VI del TOCAF.

Con la finalidad de verificar el cumplimiento de lo presupuestado en el ejercicio 2004, se procedió a realizar un análisis del Programa 207 Proyecto 001 Adquisición de Inmuebles, Máquinas y Equipos.

El gasto previsto para este programa fue de $ 2.000.000.00. Según Rendición de Cuentas del año 2004 se ejecutó un total de $ 523.260.37, que representa el 26 % de lo presupuestado.

Se constató además que de las compras efectuadas en este Proyecto, únicamente las placas compactadoras se encuentran dentro de lo planificado en el presupuesto 2004.

El gasto fue imputado al Rubro 3, según el siguiente detalle:

Objeto 329- Otros                      $ 492.660.37

Objeto 371-Tierras y Terrenos $  30.600.00

Se tuvieron a la vista los expedientes relativos al programa, cotejando los gastos efectuados con los comprobantes respectivos. Se analizó que los procedimientos de compras cumplieran con la normativa vigente, que las adquisiciones estuvieran inventariadas y se procedió a realizar una inspección ocular de las maquinarias, para lo cual se concurrió al Departamento de Talleres y Depósito donde se constató la existencia de 1 tractor Valmet, 1 arado de 3 discos y 1 rastra de 12 discos Marca Tatú. Posteriormente se visitó un Vivero particular donde se constató la existencia de 1 motocultivadora Marca Kubota. Se visitó el Vivero Municipal, lugar de destino del restante tractor Valmet maquinaria agrícola que fue adquirida según expediente Nro. 27659/03.

Objeto 329 – Otros.

Maquinaria (placas compactadoras) por un monto de $ 150.660.37, adquirida a la empresa PERGOL LTDA. (Exp. Nro. 32535/04)

Del análisis del expediente surge que:

• Existe una única cotización, no anexándose en el mismo los pedidos de precios.

• Se realiza una Compra Directa, que dado el monto de la compra hubiera ameritado una Licitación Abreviada.

Con fecha 5/11/04, el Sr. Intendente resuelve ampararse en el Art. 33 Lit. I dada la necesidad urgente de contar con la maquinaria.

De acuerdo a lo que establece el Art. 33 del TOCAF, las contrataciones que se realizaren al amparo del Lit. I deberán contar con la certificación del Tribunal de Cuentas, extremo al que no se ha dado cumplimiento.

• Las facturas fueron escrituradas con una fecha anterior a la solicitud de la compra por parte del Director de Obras al Sr. Intendente.

• El Departamento de Abastecimiento no intervino en las etapas que son de su competencia en el procedimiento de compras.

Maquinaria Agrícola por un monto de U$S 12.000 equivalente a $ 342.000 (Exp. Nro. 27659/03)

Dicha adquisición se ampara en el Convenio de fecha 23/10/03 suscrito entre la IMF y DIPRODE.

Del estudio del expediente surge que:

• Se realizó una Compra Directa cuando correspondería según el monto haber efectuado una Licitación Abreviada.

Dicha situación fue observada por el Tribunal de Cuentas con fecha 28/10/04.

Amparado en el Art. 97 del TOCAF el Sr. Intendente resuelve reiterar el gasto por lo que se cursa Oficio al Tribunal de Cuentas con fecha 27/01/05.

Objeto 371 - Tierras y Terrenos - (Exp. Nro. 25179/03)

La IMF procede a la compra de un terreno ubicado en el barrio Español, Padrón 4029, Manzana 277 con un área de 448,48 metros cuadrados.

Según expediente el costo total del mismo ascendió a $ 50.617, habiéndose efectuado un pago de $ 30.600 en el ejercicio 2004.

II) DEPARTAMENTO DE CONTADURÍA

Al momento de nuestra actuación los registros contables se encontraban atrasados. A vía de ejemplo, se solicitó un Balance de Situación Patrimonial el día 12/7/05 y se nos proporcionó un balance con saldos al 27/6/05. Cabe destacar que al 7/7/05 en esta Intendencia se procedió al cambio de autoridades.

También se comprobó que existe atraso en la contabilización de facturas (Factura Nº 55 de fecha 8/1/05 de la empresa Forti Neumáticos registrada con fecha 15/3/05).

A los efectos de un mejor control, correspondería registrar los movimientos en base a la documentación original y no a los comprobantes internos. En el caso de los mayores de proveedores, se contabilizan los movimientos tomando como documentación respaldatoria las ordenes de pago y no las facturas.

El sistema de contabilidad permite ingresar gastos sin la existencia de crédito disponible figurando el rubro con saldo negativo. Esta situación obedece al hecho de que no se realiza la afectación previa.

Se constató que este Departamento no concilia los saldos de proveedores con los saldos que surgen de la planilla excel llevada por la División Tesorería.

QUEBRANTOS DE CAJA

Las personas que perciben quebrantos de caja son las que realizan las tareas de cajero, el personal de Tesorería y el portero que es el encargado del traslado de los fondos al banco. La liquidación del quebranto se efectúa mensualmente en base a una normativa que habilita el pago de hasta 3 sueldos anuales. Dicha normativa fue solicitada, no siendo proporcionada hasta la fecha.

CIRCULARIZACION DE PASIVOS

Para verificar la razonabilidad del saldo del rubro de acreedores del capítulo Pasivo del Estado de Situación Patrimonial se realizó una circularización a una muestra de 73 proveedores y a la totalidad de las instituciones de intermediación financiera.

De las respuestas obtenidas (el 47 %) y cotejadas con el saldo contable a igual fecha (7/7/05) se constatan únicamente 5 coincidencias se adjunta cuadro explicativo a fs. 8. No se encontró evidencia que el Departamento de Contaduría efectúe conciliaciones periódicas ni al cierre de cada ejercicio con los acreedores para confirmar los saldos adeudados. Por lo tanto, no es posible validar el saldo del rubro acreedores tanto en cuanto si expone la integridad y la ocurrencia de las obligaciones contraídas y vigentes.

No se pudo comparar el saldo del Banco de Crédito por no figurar el mismo en el Balance de Situación Patrimonial.

CONTROL PATRIMONIAL

El último inventario realizado corresponde al año 2004, el mismo no abarca todos los bienes de esta Intendencia, dado que según manifestaciones del encargado se inventarió aproximadamente el 60% de los mismos.

Se utiliza como soporte contable una planilla excel, en la cual se constató que la información que contiene la misma, no permite identificar fehacientemente el bien, ya que no figura número de inventario, no se detallan las características del artículo inventariado, ni se señala cuando corresponda el número de serie y modelo del mismo.

Se pudo constatar que los bienes no se encuentran identificados con una numeración o etiqueta.

Inventario de Flota Vehicular

Se tuvo a la vista el inventario de vehículos actualizado proporcionado por Control Patrimonial.

Se comparó dicho inventario con la información proporcionada por Control Presupuestal de los vehículos asegurados al 31/12/2004, de lo que se desprende que existen vehículos inventariados que no se encuentran asegurados. Según manifestaciones de la encargada de Control Presupuestal esta situación obedece a que el Departamento de Talleres y Depósitos no comunica las bajas a Control Patrimonial.

Se concurrió al Departamento de Talleres y Depósitos encontrándose los siguientes vehículos: 4 (cuatro) Camionetas doble cabina, marca Mitsubishi, Modelo L200 Matriculas 203, 204, 211 y 213 identificadas debidamente, y 1 (un) auto Marca Mitsubishi, Modelo Lancer GL Matrícula 1.

Según manifestaciones del Sub-Director en este depósito solo se guardan los vehículos livianos y aquellos que se encuentran en reparación, el resto de la flota se guardan en el Parque Municipal.

La flota vehicular cuenta con el sistema CONVE.

Se procedió a comparar el listado proporcionado por Control Patrimonial con el listado de la flota elaborado por este Departamento. De la comparación surge que existen vehículos que se encuentran inventariados y no figuran en el listado emitido por Talleres y vehículos que están en uso y no figuran en el Inventario. Preguntado al Sr. Sub Director acerca de estas diferencias, manifestó que obedecen a la falta de comunicación de las altas y bajas.

SEGUROS

La Intendencia cuenta con los siguientes seguros contratados con el BSE:

•   Flota Vehicular 85 vehículos con vencimiento al 31/12/04 1 vehículo con vencimiento al 14/01/05

•   Teatro, Existencias (Incendio) con vencimiento al 31/12/04

•   Teatro, Edificio (Incendio) con vencimiento al 01/01/06

•   Accidentes de Trabajo con vencimiento 31/12/05

•   Salón y Casa de Vivero con vencimiento al mes de agosto/06

Se solicitó a la encargada de la División Control Presupuestal las pólizas vigentes, a lo que manifestó que a la fecha, el BSE no las había entregado.

No existen seguros de Caución de Fidelidad para los funcionarios que manejan fondos o valores, no dando cumplimiento a lo establecido en el Art. 133 del TOCAF.

III) DIVISION TESORERÍA

De las actuaciones que se cumplieron en el Departamento de Tesorería, se constató la existencia de 2 funciones específicas que se detallan:

a) Recaudación: se cuenta con 2 cajas recaudadoras que funcionan permanentemente y con hasta 2 cajas adicionales que se habilitan en los días de mayor actividad (vencimientos de cobros de tributos, etc.).

El procedimiento que se utiliza para la recaudación consiste en que, al costado de cada una de las cajas esta instalada una terminal de la División Control de Caja del Departamento de Hacienda, quien se encarga de contabilizar en tiempo real cada movimiento y lo deriva a la caja correspondiente para su cobro.

Existen también cajas recaudadoras en cada una de las 13 Juntas Locales. La recaudación que efectúan las Juntas de Casupá, Nico Pérez, Sarandí Grande y Cerro Chato es depositada en las cuentas que esta Intendencia posee en el BROU en cada una de esas localidades. El producido de la recaudación de las restantes Juntas se envía a la Intendencia a través de remesas de acuerdo a los montos existentes y a la disponibilidad de los medios de transporte.

La División Control de Caja es quien controla la documentación y coteja la misma con la planilla de ingresos y egresos llevada por Tesorería.

b) Pagos: existe una caja pagadora en la cual se procesan todos los pagos de gastos, acreedores, sueldos, adelantos a proveedores, adelantos de salarios, salario vacacional, etc. La misma no contabiliza sus movimientos en tiempo real sino que rinde a Tesorería al cierre de cada día.

En cuanto a las demás funciones que se cumplen en la Tesorería debemos destacar las siguientes:

• Se emiten los cheques a 2 firmas escriturándose al momento de efectuarse el pago. Las firmas autorizadas son las del Intendente, Secretario o Cra. De Hacienda y la otra del Tesorero o Pro-Tesorero.

• Se realizan los depósitos de la recaudación en forma diaria, manteniéndose efectivo de acuerdo a las necesidades de la Comuna. No se da cumplimiento a lo establecido en el Decreto 480/92 concordantes y modificativos y Art. 36 de la Ley 17.296 de fecha 21/02/01, en lo que respecta al depósito de la totalidad de los fondos recaudados dentro de las 24 horas.

• Se mantienen bajo su custodia tickets de alimentación que no forman parte del saldo de caja, cabe aclarar que alcanzan montos significativos.

• Mantiene en su poder las facturas impagas de los proveedores, con las cuales llevan en planillas excel los saldos de cada uno y además efectúa adelantos de dinero sobre esos saldos por orden superior.

Se realizan arqueos sorpresivos por parte de la División Control de Caja, dejándose constancia escrita de los mismos. Los últimos realizados corresponden al 26/05/05 y 2/06/05.

Según lo manifestado por la subdirectora del Departamento de Hacienda, existen en la actualidad 3 Cajas Chicas asignadas a Vialidad, Talleres y Tesorería, las que aún a la fecha no cuentan con la Resolución de autorización correspondiente.

Con respecto a la seguridad locativa, esta Tesorería cuenta con una caja fuerte con código de seguridad y un único juego de llaves, las que se entregan para su custodia, al fin de cada jornada en la Jefatura de Policía. La vigilancia está a cargo de dos funcionarios municipales armados, las cajas pagadoras y recaudadoras no cuentan con rejas.

Del estudio del arqueo realizado en la División Tesorería el día 7/7/05 por la División Control de Caja en presencia de la Cra. María Noel Silva del Tribunal de Cuentas, de la Cra. María Luisa León, Cra. Municipal y del Cr. Gustavo Samacoitz, nuevo Director General de Hacienda surgen las siguientes consideraciones:

• Se constató la existencia en caja de cheques al cobro por la suma de $ 85.199,56.

• Se comprobó la existencia en caja de dinero en efectivo por la suma de $ 503.991,50.

• Se constató la existencia de valores por depósitos en garantía destinados al mantenimiento de ofertas efectuadas en licitaciones públicas por un total de $ 1.964.579,98. Cabe aclarar que existen depósitos con una antigüedad de hasta el 11/09/97. No se explícito en la Relación Nro.4 aludida en el acta estudiada la forma de garantía (aval bancario, seguro, moneda nacional o extranjera, etc.).

• Se constató la permanencia de comprobantes pendientes de descargo con antigüedades de hasta el 23/05/00 formando parte del saldo de caja totalizando al 7/7/05 la suma de $ 2.731.657,94, existiendo también un listado de comprobantes pendientes de descargo de salarios por un monto de $ 116.814 lo que sumado a lo anterior totaliza $ 2.848.471,94. No se da cumplimiento a lo establecido en el Art. 114 del TOCAF en cuanto al plazo que se tiene para rendir cuentas de fondos y valores cualquiera sea la fuente de financiación.

• Se comprobó la permanencia en Caja de vales por adelanto de dinero por períodos de hasta el 14/3/02, totalizando al 7/7/05 la suma de $ 1.196.434,46, existiendo también un listado de vales por licencias especiales a descontar del salario vacacional por la suma de $ 276.400, lo que sumado a lo anterior totaliza a la fecha mencionada el monto de $ 1.472.834,46. No se da cumplimiento a la norma citada en el párrafo precedente.

• Se comprobó la existencia de cheques al cobro de pago diferido por la suma de $ 1.272.334,42 cuyos vencimientos al 7/7/05 van desde el 8/7/05 al 19/12/05.

• Se constató la existencia de conformes pendientes de cobro por la suma de $ 823.895, que corresponden al siguiente detalle:

Master Card                $  88.962

Visa                           $ 528.165

Cabal                         $    4.639

Conformes                $ 202.129

$ 823.895

Se procedió a solicitar las facturas que se encuentran físicamente en esta División, seleccionando 4 proveedores al azar, de un listado que surge del Estado de Situación Patrimonial al 27/6/2005 proporcionado por el Departamento de Contaduría.

Se compararon las facturas con el saldo que figura en el listado anteriormente mencionado.

Del análisis realizado surge que:

1. En el listado proporcionado no figuran los saldos acumulados al 27/6/05, solamente figuran las facturas impagas posteriores al año 2002. Las facturas correspondientes a ejercicios anteriores se encuentran detalladas en la Rendición de Cuentas del año 2004 en el Estado Nro.7 Evolución de Residuos Pasivos.

2. Se encontraron facturas impagas del año 1999 (a vía de ejemplo se cita Factura Nro. 709 de Electrónica Francisco Acevedo por un importe de $ 2.100).

3. La División Tesorería cuenta con una planilla excel por proveedor donde figura el saldo acumulado a la fecha.

4. No se realizan conciliaciones de saldos entre el Departamento de Contaduría y la División Tesorería.

5. Se verificó que todas las facturas seleccionadas se encontraban conformadas debidamente.

IV) DIVISION ABASTECIMIENTO

Se efectuó un relevamiento de las tareas que tiene a su cargo esta División y los procedimientos seguidos para la realización de las compras. Esta Intendencia no cuenta con una Proveeduría, las compras se realizan a pedido de cada repartición no existiendo una debida planificación.

Según manifestaciones del Encargado de Abastecimiento, no se cuenta con un registro que permita conocer las compras directas efectuadas por la Intendencia, como así tampoco se cuenta con un registro de proveedores.

Esta División no interviene en la totalidad de las compras realizadas por esta Intendencia. Dicha situación se constató en la compra directa realizada por expediente Nro.32535/04 en la adquisición de 2 placas vibradoras nuevas y 1 placa usada. Con fecha 13/10/04 se solicita la compra de las mismas, únicamente interviniendo la División Abastecimiento a los efectos de confeccionar las Ordenes de Pago con fecha 9/02/05.

No se controla que los proveedores que contraten con esta Intendencia se encuentren al día con los Organismos del Estado (DGI, BPS y BSE) cuando corresponda. Este control lo realiza Tesorería al momento de abonarse la factura.

Se tuvieron a la vista los expedientes de las siguientes licitaciones abreviadas correspondientes al año 2004;

Nro.2  Material de Corte

Nro.14 Adquisición de Papel

Nro.15 10,000 Sacos de Portland

Nro.16 Cubiertas y Cámaras

Del relevamiento de los expedientes surge que:

• Se constató la existencia de facturas cuya fecha es anterior a la fecha de reiteración del gasto por parte del ordenador (Lic. 14 y 16).

• No se ha dado cumplimiento al Art. 15 del TOCAF dado que se han comprometido gastos de funcionamiento e inversión sin que exista crédito disponible sin perjuicio de haberse cumplido los mecanismos de observación y reiteración correspondiente (Lic. 2, 14, 15 y 16).

• Se ejecutaron gastos sin haber sido sometidos a la intervención previa del Tribunal de Cuentas, Art. 211 Lit. B de la Constitución de la República (Lic. 2, 14, 15 y 16).

V) DIVISIÓN REGULADORA DE TRAMITE Y ARCHIVO

Esta División es la encargada de recepcionar todos los trámites y derivar cada uno de ellos a las distintas Direcciones y Departamentos.

Ingresa los datos del expediente a un programa informático el que no se encuentra conectado en red.

El archivo de los expedientes previo registro en un cuaderno es realizado por esta División.

Del estudio del funcionamiento de la misma surge que:

• De la inspección ocular realizada en el archivo se detectó que existen expedientes que datan del año 1951.

• Esta División cuenta actualmente con un solo computador, lo que hace que al consultarse por un expediente, el operador deba suspender el ingreso de datos para poder atender la consulta.

• La única oficina que brinda información sobre un expediente es la División Reguladora de Trámite y Archivo.

Si bien el archivo de la documentación se encuentra en forma ordenada no cuenta con suficiente espacio

VI) ASESORÍA JURIDICO-NOTARIAL

Depende directamente del Secretario General, esta integrada por: 2 Abogados, 1 Escribano, 1 Procuradora, y 2 Administrativos.

Existen fichas de procuración y el funcionario administrativo es el encargado de actualizarlas bajo la supervisión del profesional interviniente en cada juicio.

La Unidad de Sumarios e Investigaciones cuenta con dos funcionarios administrativos, un Instructor quien realiza las investigaciones e interrogatorios y un Secretario de Actuaciones.

Con respecto a los Juicios cabe señalar que de acuerdo a la información proporcionada por el Director de Jurídica en nota de fecha 11 de julio de 2005, a la fecha existen:

• 6 juicios contra la Intendencia Departamental de Florida, por daños y perjuicios, por un monto estimado en U$S 1.038.000 y por un monto en $ 2.108.667.

• 4 juicios de nulidad ante el Tribunal de lo Contencioso Administrativo.

• 2 citaciones a conciliación, que eventualmente pueden derivar en Juicios contra la Intendencia

• 1 recurso de revocación interpuesto por la Intendencia ante UTE por consumo de energía eléctrica.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De todo lo expresado precedentemente surge que:

1. El presupuesto vigente no se utilizó como una herramienta de planificación como un punto de referencia en la determinación de prioridades, objetivos y metas cuantificables, expresados en términos de productos medibles.

Los registros contables no están al día y los Estados Contables (EECC) no acumulan la totalidad de los saldos al 31/12/04. Se contrajeron deudas y se ejecutaron programas sin existir crédito presupuestal ni fondos disponibles.

En el periodo 2002-2004 se contrajeron pasivos que incrementaron las deudas con proveedores en el orden del 300%.

2. No existe un adecuado ambiente de control interno entre el Departamento de Contaduría y la División Tesorería. Esto obedece a que la División Tesorería efectúa tareas que no son de su competencia, por ejemplo confección de cheques, custodia de documentos a pagar, etc. Se deberá reorganizar los procedimientos para que la parte administrativa de la gestión se cumpla en Contaduría y Tesorería tenga como cometidos la custodia de los fondos y valores y realice los cobros y pagos indicados.

El Departamento de Contaduría debe en función de su rol en el organigrama general de la Comuna y de las funciones inherentes al mismo, ejercer los controles que permitan que los saldos expuestos en el Estado de Situación Patrimonial sean adecuados, oportunos y confiables.

3. El sistema contable no ofrece confiabilidad, dado en primer lugar que la contabilidad no se mantiene actualizada, que existen en Tesorería formando parte del saldo de caja comprobantes pendientes de descargo por varios años, que se comprometen gastos de funcionamiento e inversión sin crédito disponible y se realizan asientos contables en base a documentos internos y no a documentos originales.

Los comprobantes de pago pendientes de descargo (adelantos de dinero) corresponden parcialmente a cancelaciones de pasivo que no se dieron de baja, de hecho el pasivo se encuentra sobrevaluado por esta causa. Sólo con información veraz y actual se pueden tomar por parte de la Jerarquías las decisiones apropiadas, favoreciendo la oposición de intereses y el debido control.

4. La División Abastecimiento encargada de realizar las compras no interviene en la totalidad de las mismas, no cuenta con un fácil acceso a la información que permita determinar el artículo y la cantidad de las compras directas realizadas en un periodo, situaciones que no permiten realizar una adecuada planificación de las compras.

No existe un procedimiento que garantice el cumplimiento de la normativa legal y asegure la calidad del bien o servicio comprado. No hay coordinación entre la División Abastecimiento, la Asesoría Legal y Contaduría.

Se detectaron irregularidades en los procedimientos de compras en cuanto a:

• Facturas con fecha anterior a la solicitud de compra.

• Compras directas cuando correspondería por sus montos haber efectuado una licitación.

• Se ejecutaron gastos sin la intervención previa del Tribunal de Cuentas (Art. 211 Lit. B de la Constitución de la República).

• Facturas cuya fecha es anterior a la fecha de la reiteración del gasto por parte del ordenador.

• Se ejecutan gastos de funcionamiento e inversión sin la existencia de crédito disponible.

5. Se deberá cumplir con el Art. 133 del TOCAF en cuanto a la contratación de seguros de caución de fidelidad para los funcionarios que manejan fondos o valores.

6. No se han vertido en tiempo y forma los fondos indisponibles, lo que constituye una irregularidad que puede traer aparejada las responsabilidades establecidas en el Título VI del TOCAF.

7. Los fondos en efectivo en custodia de Tesorería deberán ajustarse a lo estrictamente necesario.

Deberá darse cumplimiento a lo establecido en el Decreto 480/92 concordante y modificativos y Art. 36 de la Ley 17.296 de fecha 21/02/01, en lo que respecta al depósito de la totalidad de los fondos recaudado dentro de las 24 horas.

8. Se deberá contar con un sistema de inventario que permita identificar, localizar y controlar los bienes de esta Intendencia, dado que lo que existe actualmente es un relevamiento incompleto de bienes, el cual no aporta identificación cualitativa, lo que hace que la información sea indeterminada.

Se deberán comunicar las altas, bajas y modificaciones por parte de las Jerarquías correspondientes a Control Patrimonial de manera de contar con un Inventario actualizado de forma de evitar la situación constatada en lo referente a vehículos.

9. De la circularización de proveedores realizada, solo un 13 % de la muestra coincidió el saldo contable con el saldo declarado por el proveedor. Se sugiere conciliar los saldos, proceso que debería hacerse periódicamente.

Dado los conceptos vertidos en estas conclusiones y recomendaciones, los suscritos consideran que seria de gran importancia para la IMF, implementar o reimplementar las funciones de la Unidad de Auditoria Interna que tenga por objetivo el evaluar la validez, propiedad y aplicación de los controles contables, financieros y operativos existentes, diagnosticar los problemas y plantear recomendaciones que permitan mejorar la gestión. Esta Unidad debería depender de las más altas autoridades de esta Intendencia.

Sin otro particular, saluda a Ud. muy atentamente. (Fdo) Sra. Rina Rodríguez; Sr. Viriato Gonda; Esc. Cecilia Hernández; Sra. Silvia Reja.”

LA SECRETARIA