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Dictamen del Tribunal de Cuentas en la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal del Organismo, Ejercicio 2014.

Ref: E. E. Nº 000134/15 - Ent. Nº 1110/15.

“Resolución adoptada por el Tribunal de Cuentas en sesión de fecha 1º de octubre de 2015 (E. E. Nº 2015-17-1-0001334, Ent. Nº 1110/15)

VISTO: La Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Junta Departamental de Florida correspondiente al Ejercicio 2014;

RESULTANDO: que el examen se efectuó de acuerdo con los Principios Fundamentales de Auditoría (ISSAI 100 y 200) y las Directrices de Auditoría Financiera (ISSAI 1000 a 1810) de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizado ras Superiores (INTOSAI), habiéndose llevado a cabo los procedimientos considerados necesarios en las circunstancias;

CONSIDERANDO: Que las conclusiones y evidencias obtenidas son las que se expresan en el Informe de Auditoría, que incluye Dictamen e Informe a la Administración;

ATENTO: A lo dispuesto por el Artículo 211 Literal C) de la Constitución de la República;

EL TRIBUNAL ACUERDA:

1) Expedirse respecto a la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Junta Departamental de Florida correspondiente al Ejercicio 2014, en los términos del Informe de Auditoría que se adjunta.

2) Comunicar la presente Resolución a la Intendencia de Florida y a la Contadora Delegada en la Junta Departamental.

3) Dar cuenta a la Asamblea General.

4) Devolver estas actuaciones a la Junta Departamental de Florida.

DICTAMEN

El Tribunal de Cuentas ha examinado la Rendición de Cuentas y el Balance de Ejecución Presupuestal de la Junta Departamental de Florida, que comprenden los siguientes estados: de ejecución presupuestal con relación a los créditos, de evolución de las obligaciones presupuéstales impagas, de fondos indisponibles y otros estados complementarios, correspondientes al ejercicio finalizado el 31/12/2014.

También se presentan, en caso de corresponder, los incumplimientos legales constatados por el Tribunal de Cuentas en el curso de la auditoría efectuada.

Responsabilidad de la Dirección de la Junta Departamental por los estados de ejecución presupuestal

La Dirección de la Junta Departamental es responsable por la preparación y la razonable presentación de estos estados de ejecución presupuestal de acuerdo con la normativa vigente y con la Resolución de este Tribunal de fecha 28/01/04. Esta responsabilidad incluye diseñar, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para la preparación y presentación razonable de estos estados que estén libres de errores significativos, ya sea debido a fraude o error, y seleccionar y aplicar políticas contables apropiadas.

Responsabilidad del auditor

La responsabilidad del Tribunal de Cuentas es expresar una opinión sobre dichos estados de ejecución presupuestal basada en la auditoria realizada. Esta auditoría fue practicada de acuerdo con los Principios Fundamentales de Auditoría (ISSAI 100 y 200) y las Directrices de Auditoría Financiera (ISSAI 1000 a 1810) de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras

1. Artículo 295 de la Constitución de la República y Resolución del Tribunal de Cuentas de 22/12/10: En el Dictamen de este Cuerpo correspondiente a la Modificación Presupuestal para el periodo 2014-2015 de la Junta, se mantuvo la observación a la Resolución de la Junta Departamental de Florida № 15/2013 por la que se unifica la normativa que regula la compensación de gastos y pasajes de los señores Ediles. Dicha Resolución fue observada por este Tribunal por resultar violatoria de lo establecido por el Artículo 295 de la Constitución de la República que dispone que los miembros de las Juntas Departamentales y Locales serán honorarios- El monto fijo establecido en dicha Resolución y su reajuste por el índice Medio de Salarios determina que los viáticos a abonar no tengan carácter resarcitorio de los gastos en que incurren los Ediles en el cumplimiento de sus funciones. Asimismo, la referida Resolución no cumple con lo establecido en Resolución del Tribunal de Cuentas de fecha 22/12/10. Esa observación no fue aceptada por la Junta en su oportunidad, remitiéndose los antecedentes a la Asamblea General, a los efectos previstos en el Artículo 225 de la Constitución de la República. Posteriormente, se comunica la sanción de la modificación presupuestal. en razón de que la Asamblea General no resolvió las discrepancias dentro del plazo constitucional. Las mencionadas partidas se ejecutaron durante el Ejercicio 2014.2.

2. Artículos 13 y 20 del TOCAF: Se constataron gastos devengados en el ejercicio anterior imputados en el Ejercicio 2014, y gastos devengados en el ejercicio auditado que no se consideraron en el mismo. Asimismo, no se deja constancia en los respectivos comprobantes, de la recepción conforme del objeto adquirido o la prestación del servicio contratado.

3. Artículo 14 del TOCAF: Se ejecutaron gastos siendo la fecha de la factura anterior a la fecha en la que fueron ordenados los mismos, contraviniendo lo dispuesto por el referido artículo.

4. Artículo 23 del TOCAF: Se realizaron pagos que no contaron con la respectiva orden de pago con las formalidades exigidas por la citada norma.

5. Artículo 48 del TOCAF: El pliego de la licitación realizada en el Ejercicio 2014, incumple con lo establecido por esta norma, al solicitar información a los oferentes cuando correspondía ser solicitada sólo al adjudicatario.

6. Artículo 102 Numeral 3) del TOCAF: Al comprometerse los gastos, en algunos casos no se efectuó la afectación previa de los objetos correspondientes, incumpliendo lo dispuesto por esta norma.

7. Artículo 5 del Decreto № 66/2011: Durante el ejercicio se realizaron pagos a empresas contribuyentes bajo la modalidad de monotributo.

8. Resoluciones de la Junta Departamental de Florida Nos. 68/2010 y 12/2012: No se aplican correctamente las disposiciones contenidas en las citadas normas, las que refieren al sistema operante en el Sector Tesorería. Durante el Ejercicio 2014, la Contadora Delegada observó gastos que fueron reiterados por el ordenador competente, por incumplir con las siguientes normas: Artículo 86 de la Constitución de la República. Artículo 19 de la Ley № 9.515, Artículo 15 del TOCAF. Decretos Nos. 597/88 y 342/92. Resolución de la Junta Departamental de Florida Nos. 48/2012 y 15/2013 y partida no prevista en contrato

Montevideo, 16 de setiembre de 2015.

INFORME A LA ADMINISTRACIÓN

El Tribunal de Cuentas ha examinado la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuesta! de la Junta Departamental de Florida correspondientes al ejercicio finalizado el 31/12/2014 y ha emitido su Dictamen-Como consecuencia del examen practicado, se incluyen en este informe comentarios que se ha entendido conveniente exponer, relacionados a la situación de determinados capítulos y rubros de los Estados examinados, obligaciones a cumplir, así como recomendaciones que deberá atender el Organismo. Se incluye además una evaluación de cumplimiento de las recomendaciones presentadas en el informe de auditoría del ejercicio anterior.

1. Constataciones que no afectan la opinión Fondos Extrapresupuestales

Se analizaron los conceptos incluidos en este Estado y se constató lo siguiente:

- Pliego: el importe recaudado por la venta de pliegos para la Licitación Abreviada 1/2014 de $ 7.000 debió llevarse a resultados en vez de mantenerse como extrapresupuesto a cobrar.

- Vehículos: durante el Ejercicio 2014 se permutaron los dos vehículos propiedad de la Junta.

Respecto de la adquisición del minibús, se realizó una licitación abreviada (LA 1/2014) y se entregó como medio de pago la unidad con la que contaba la Junta Departamental, condición establecida en el pliego. El gasto por La adquisición, se expuso correctamente en el Estado 3, en el Objeto 353 "Otros vehículos automóviles'' y el ingreso por el vehículo entregado, se incluyó como recaudado en el estado de extrapresupuesto, exponiéndose en el referido estado como extrapresupuesto a invertir por $ 350.766, pero sin reconocerse en el resultado acumulado, ni afectar el resultado del ejercicio como hubiera correspondido. Corresponde señalar además, que los mencionados ajustes no inciden en el Estado de Movimiento de Fondos y Valores. Para el caso del automóvil, corresponde señalar que la adquisición del nuevo vehículo debió afectarse a gastos de inversión en el objeto correspondiente, previa verificación de disponibilidad presupuestal y no a gastos extrapresupuestales, pues el recambio no implicó costo para el Legislativo, dado que se cumplieron las condiciones acordadas con el adjudicatario de la licitación anterior (LA 1/2011), consistente en que la Junta entrega el vehículo de su propiedad y la empresa le entrega un vehículo cero km. sin exigir contrapartida. En el documento de la Rendición de Cuentas, se reconoció por un lado, el ingreso como extrapresupuestal. por el importe en el que había sido adquirido el vehículo propiedad de la empresa en el ejercicio anterior ($ 442.252) y por otro lado, un egreso extrapresupuestal por el costo del vehículo que se estaba adquiriendo ($ 609.075), cargando la diferencia de $ 166.823 al resultado del ejercicio. Como este recambio es sin costo, el resultado del ejercicio debió ser cero por lo que se debió reconocer como ingreso y egreso el mismo importe.

2. Situación en materia de fondos

En base a los estados incluidos en la Rendición de Cuentas, se elaboró el siguiente resumen de la situación en materia de fondos de la Junta Departamental con relación a la Intendencia, en pesos uruguayos: 

Saldo de Caja y Bancos (Disponibilidades)      4:868.180
Menos:  1:628.882
Fondos Indisponibles    1:265.031
Obligaciones Presupuéstales Impagas (2:893.913)
Saldo a favor de la Intendencia 1:974.267

 3. Incumplimientos de normas

Con relación a los incumplimientos de normas legales, que ya fueran señalados en el Dictamen, corresponde efectuar las siguientes precisiones:

3.1. Artículo 48 del TOCAF

El pliego de la única licitación realizada en el ejercicio (Licitación Abreviada 1/2014), exige como documentación a presentar, el certificado de estar al día con BPS y DGI y la inscripción en el RUPE, los cuales deben solicitarse solamente al adjudicatario y no a los oferentes. Además, el pliego establece los factores de evaluación de las ofertas pero no la ponderación de los mismos. Por lo expuesto, no se da cumplimiento a lo establecido en la referida norma.

3.2. Decreto № 66/2011

Se realizaron pagos mensuales a dos empresas de limpieza y vigilancia contribuyentes de monotributo, contratadas en la modalidad de arrendamiento de servicio. Asimismo, se constató la compra de 180 agendas para regalar a ediles y funcionarios a una empresa monotributista. Dichas actividades no se encuentran incluidas en las excepciones establecidas en el Artículo 5 del Decreto №66/2011.

3.3. Resoluciones de la Junta Departamental de Florida Nos. 68/2010 y 12/2012

El Artículo 10 de la Resolución del Legislativo Departamental № 68/2010, fija en $ 30.000 el monto asignado a la única caja de Tesorería, en tanto que la Resolución del Legislativo № 12/2012 agregó que el monto de $ 30.000 no incluye aquellas sumas a las que, previamente, se les haya dado un destino específico para el pago de reintegro de gastos, viáticos de ediles así como retenciones judiciales, etc. Al respecto se constató, que en varias oportunidades los fondos arqueados fueron superiores al monto máximo establecido por las mencionadas resoluciones.

3.4. Donaciones

En el ejercicio 2014 la Junta Departamental realizó donaciones por $ 97.023. incumpliendo lo establecido en el Artículo 19 de la Ley № 9.515, las que resultaron observadas por la Contadora Delegada.

4. Recomendaciones

4.1. Recomendaciones de ejercicios anteriores cumplidas

4.1.1.  Decretos Nos 148/2007, 208/2007 y 444/2008

En el ejercicio 2014 no se constataron casos en los que hubiera correspondido que la Junta Departamental, efectuara las retenciones de IRPF a los servicios personales contratados.

4.1.2. Indexaciones

No se detectaron incumplimientos en los procedimientos ni errores de cálculo en las indexaciones efectuadas correspondientes al ejercicio 2014.

4.2.  Recomendaciones de ejercicios anteriores no cumplidas

4.2.1. Partidas percibidas por los Ediles

A efectos de verificar el cumplimiento de lo preceptuado por el Artículo 295 de la Constitución de la República, en cuanto al carácter honorario de la función de Edil, la Junta Departamental debe ajustarse a lo dispuesto por la Resolución de este Tribunal de fecha 22/12/10, modificativa de la Resolución de fecha 28/11/00.

4.2.2. Resoluciones de la Junta Departamental de Florida Nos. 68/2010 y 12/2012

El monto de caja debe ajustarse a lo establecido oportunamente o, en su caso, modificarse por resolución del ordenador competente.

4.2.3. Donaciones

La Junta Departamental debe abstenerse de efectuar donaciones y/o participar de auspicios publicitarios en tanto no son actividades comprendidas dentro de las competencias de las Juntas Departamentales, según lo dispuesto en el Artículo 19 de la Ley № 9.515.

4.2.4 Declaración Jurada

A efectos de constatar que los funcionarios y las empresas contratadas no tengan otro ingreso con cargo a fondos públicos, la Junta Departamental debe solicitar en todos los casos, las declaraciones juradas correspondientes que permitan verificar lo dispuesto en el Artículo 32 de la Ley № 11.923.

4.3. Recomendaciones del ejercicio

Se reiteran las recomendaciones del apartado 4.2 y se agregan las siguientes: 4.3.1. Artículos 13 y 20 del TOCAF

A efectos de cumplir con lo dispuesto por el Artículo 20 del TOCAF los créditos presupuéstales se consideran ejecutados cuando se devenguen los gastos para los cuales han sido destinados. Se entiende que los gastos se devengan cuando surge la obligación de pago por el cumplimiento de un servicio o de una prestación. Asimismo, de acuerdo a lo señalado por el mismo artículo, en todos los comprobantes de gastos de la Junta debe constar la recepción conforme del funcionario que verificó el ingreso del bien o la prestación del servicio. También se debe tener en cuenta lo establecido en el Artículo 13 del TOCAF en cuanto a que las asignaciones presupuéstales son aprobadas para el ejercicio financiero que se inicia el 1º de enero y termina el 31 de diciembre de cada año.

4.3.2. Procedimiento del gasto

Todos los gastos en los que incurra el Legislativo Departamental deben cumplir con todas sus etapas (afectación previa, compromiso, afectación definitiva y pago), las que deben ser debidamente documentadas.

A efectos de que no se realicen gastos sin estar previamente autorizados por el Ordenador competente y que los mismos se encuentren dentro de las competencias de la Junta Departamental, se deberían implementar procedimientos adecuados a los requerimientos de ese Organismo, que permitan controlar el cumplimiento de la normativa vigente. Asimismo, para dar cumplimiento a lo dispuesto por el Artículo 23 del TOCAF, los documentos de donde resulte el pago de las obligaciones deberán contener como mínimo: 1) número de documento, 2) determinación del beneficiario, 3) origen de la obligación. 4) monto expresado en letras y números, 5) crédito imputado. 6) financiación, 7) constancia de la intervención del órgano de control previsto en las normas vigentes y 8) firma del ordenador.

4.3.3. Artículo 48 del TOCAF

Los pliegos de las licitaciones se deben ajustar a lo establecido en la referida norma.

4.3.4. Decreto № 66/2011 (monotributo)

La Junta Departamental debe abstenerse de contratar gastos y/o servicios con empresas contribuyentes de monotributo. a menos que verifiquen las excepciones establecidas en el Decreto № 66/2011. Montevideo, 16 de setiembre de 2015.

(Fdo.) Cra. Lic. Olga Santinelli Taubner.”

RESOLUCIÓN JDF Nº 05/16

Ref: Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Junta Departamental de Florida, Ejercicio 2014.

En sesión de la fecha, y por mayoría de miembros presentes (30 en 31 Ediles), se aprobó la siguiente resolución:

VISTO: El dictamen del Tribunal de Cuentas de la República sobre la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de este Organismo correspondiente al Ejercicio 2014.

RESULTANDO: Que el mencionado dictamen, enumera recomendaciones a tener en cuenta por el Organismo, y establece que no se ha dado cumplimiento a las siguientes normas:

1. Artículo 295 de la Constitución de la República y Resolución del Tribunal de Cuentas de 22/12/10: que establece los extremos que deben controlarse en oportunidad de la intervención de partidas de los señores Ediles, en cuanto preceptúa que "los cargos de miembros de Juntas Departamentales y Juntas Locales serán honorarios".

2. Artículos 13 y 20 del TOCAF: Se constataron gastos devengados en el ejercicio anterior imputados en el Ejercicio 2014, y gastos devengados en el ejercicio auditado que no se consideraron en el mismo. Asimismo, no se deja constancia en los respectivos comprobantes, de la recepción conforme del objeto adquirido o la prestación del servicio contratado.

3. Artículo 14 del TOCAF: Se ejecutaron gastos siendo la fecha de la factura anterior a la fecha en la que fueron ordenados los mismos, contraviniendo lo dispuesto por el referido artículo.

4. Artículo 23 del TOCAF: Se realizaron pagos que no contaron con la respectiva orden de pago con las formalidades exigidas por la citada norma.

5. Artículo 48 del TOCAF: El pliego de la licitación realizada en el Ejercicio 2014, incumple con lo establecido por esta norma, al solicitar información a los oferentes cuando correspondía ser solicitada sólo al adjudicatario.

6. Artículo 102 Numeral 3) del TOCAF: Al comprometerse los gastos, en algunos   casos   no   se   efectuó   la   afectación   previa   de   los  objetos -correspondientes, incumpliendo lo dispuesto por esta norma.

7. Artículo 5 del Decreto Nº 66/2011: Durante el ejercicio se realizaron pagos a empresas contribuyentes bajo la modalidad de monotributo.

8. Resoluciones de la Junta Departamental de Florida Nros. 68/2010 y 12/2012: No se aplican correctamente las disposiciones contenidas en las citadas normas, las que refieren al sistema operante en el Sector Tesorería. Durante el Ejercicio 2014, la Contadora Delegada observó gastos que fueron reiterados por el ordenador competente, por incumplir con las siguientes normas: Artículo 86 de la Constitución de la República, Artículo 19 de la Ley Nº 9.515, Artículo 15 del TOCAF, Decretos Nros. 597/88 y 342/92, Resoluciones de la Junta Departamental de Florida Nros. 48/2012 y 15/2013 y partida no prevista en contrato.

CONSIDERANDO: Que se adoptarán medidas tendientes a dar cumplimiento en lo posible a lo indicado por el Tribunal, en tanto otras observaciones han sido laudadas reiteradamente en el trámite presupuestal en la Asamblea General.

ATENTO: A lo precedentemente expuesto;

LA JUNTA DEPARTAMENTAL DE FLORIDA
R E S U E L V E :

.- Apruébase la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Junta Departamental de Florida, Ejercicio 2014.

2º.- Comuníquese al Tribunal de Cuentas de la República.-

Sala de Sesiones “Gral. José Artigas” de la Junta Departamental, en Florida, a los cuatro días del mes de marzo de dos mil dieciséis.

(Fdo.) JUAN MARTÍN VARELA ORMANDO, Presidente; Dr. MARCOS PÉREZ MACHADO, Secretario General.

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