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RENDICIÓN DE CUENTAS Y BALANCE DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL, DE LA JUNTA DEPARTAMENTAL, EJERCICIO 2008

Florida, 22 de febrero de 2010.

Sr(a) Edil (a) Departamental

Presente.-

                    Para su conocimiento se remite dictamen del Tribunal de Cuentas sobre la Rendición de Cuentas de la Intendencia Municipal Ejercicio 2008.-

A estudio: Comisión de Hacienda:

INTENDENCIA MUNICIPAL DE FLORIDA (Carpeta 224353 E. 4444 7/07/09) Informe de Auditoria respecto a la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal correspondiente al Ejercicio 2008.

“VISTO: que este Tribunal ha examinado la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Intendencia Municipal de Florida correspondiente al Ejercicio 2008;RESULTANDO: que el examen se efectuó de acuerdo con Normas de Auditoria emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). CONSIDERANDO: que las conclusiones y evidencias obtenidas son las que se expresan en el Informe de Auditoria, que incluye Dictamen e Informe a la Administración; ATENTO: a lo dispuesto por el Artículo 211 Literal C) de la Constitución de la República ;

EL TRIBUNAL ACUERDA

1)       Emitir su Dictamen Constitucional respecto a la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Intendencia Municipal de Florida correspondiente al Ejercicio 2008, en los términos del Informe de Auditoria que se adjunta; 2)    Comunicar la presente Resolución a la Intendencia Municipal de Florida y a la Contadora Delegada; 3)Oficiar al Banco de Previsión Social; y 4)Dar cuenta a la Asamblea General.”

DICTAMEN.-1.1 El Tribunal de Cuentas ha examinado la Rendición de Cuentas y el Balance de Ejecución Presupuestal de la Intendencia Municipal de Florida correspondiente al Ejercicio 2008 que incluye los siguientes estados demostrativos: ejecución presupuestal con relación a los recursos y a los créditos, resultado del ejercicio, resultado acumulado y otros estados complementarios. Toda la información incluida en dicho documento representa las afirmaciones del Ejecutivo Comunal. La responsabilidad del Tribunal de Cuentas es expresar una opinión sobre dicha Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal  y establecer de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 211 Literales C) y E) de la Constitución de la República , en caso que corresponda, los hallazgos realizados en el curso de la auditoria con relación al cumplimiento de las normas vigentes.

1.2 El examen fue realizado de acuerdo con normas de auditoria emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). Esas normas requieren que se planifique y se realice la auditoria para obtener seguridad razonable acerca de si los estados contables están libres de errores significativos. Una auditoria incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que respalda los importes y las revelaciones en los estados contables y evaluar tanto las normas contables utilizadas y las estimaciones significativas efectuadas por la Dirección , como la presentación de los estados contables en su conjunto. El Tribunal de Cuentas considera que el examen realizado ofrece una base razonable para emitir una opinión.

1.3 En opinión del Tribunal de Cuentas, la Rendición de Cuentas presenta razonablemente, en todos sus aspectos importantes, de acuerdo a las normas legales y presupuestales aplicables, la ejecución presupuestal con relación a  los recursos y a los créditos, el resultado del ejercicio y el resultado acumulado al 31 de diciembre de 2008.

1.4 Con relación al cumplimiento de las disposiciones legales que fueron objeto de examen y en aplicación de lo dispuesto por el Artículo 211 Literales C) y E) de la Constitución de la República , en opinión del Tribunal de Cuentas no se ha dado cumplimiento a las siguientes normas:

1.4.1 Artículo 86 de la Constitución de la República : La Intendencia   otorga una partida mensual a un funcionario sin norma presupuestal que lo autorice.

1.4.2 Ley 16.713 Art. 159: Se detectaron partidas que se consideran materia gravada y por las cuales no se realizaron los correspondientes aportes al BPS.

1.4.3 Artículo 11 del TOCAF: No se deposita la totalidad de la recaudación, incumpliendo con lo dispuesto por esta norma.

1.4.4 Artículo 14 y 19 del TOCAF: Se detectó un gasto en el Ejercicio 2008 que no cumplió con la normativa, el mismo fue observado por este Tribunal.

1.4.5 Artículo 25 del TOCAF: La modalidad de compensación de deuda no cumple con la normativa.

1.4.6 Artículo 37 del TOCAF: Para los arrendamientos a pagar o a cobrar la Intendencia no solicitó en todos los casos el informe técnico previo que establece la mencionada norma.

1.4.7 Artículo 55 del TOCAF: No se verificó en la totalidad de los casos lo establecido en la norma en cuanto a la garantía de cumplimiento de contrato.

1.4.8 Artículo 78 del TOCAF: No se contrataron seguros de caución de fidelidad para los funcionarios que manejan fondos o valores.

1.4.9 Artículo 85 del TOCAF: La Comuna no mantiene un registro permanente, actualizado y valuado de los bienes de uso que integran su patrimonio.

1.4.10 Artículos 90 y 102 del TOCAF: No se efectuaron arqueos en cantidad suficiente en las Juntas Locales, incumpliéndose con lo establecido en las mencionadas normas.

1.4.11 Artículo 114 del TOCAF: En el arqueo de caja de la Tesorería Municipal al 31/12/08 existen vales por adelanto de dinero, con una antigüedad superior a la establecida en la norma.

1.4.12 Ordenanza 81 del Tribunal de Cuentas:  No se presentaron los estados contables exigidos por la citada norma.

1.4.13 Resolución del Tribunal de Cuentas de fecha 28/01/04: No se presentó el detalle de las obligaciones presupuestales impagas de los Ejercicios 2002 a 2008 inclusive.

1.4.14 Artículo 114 Inc. D) del Estatuto Municipal: Los funcionarios que desempeñan tareas insalubres realizan horas extras por encima del limite establecido por esta norma.

1.4.15 Retenciones por convenios con Cooperativas y otros: La Intendencia mantiene fondos indisponibles sin ser vertidos a sus destinatarios, algunos se mantienen incambiados desde ejercicios anteriores.

1.4.16 Durante el ejercicio se observaron gastos, por parte de las Contadoras Delegadas, los que fueron reiterados por el ordenador y puestos en conocimiento de la Junta Departamental oportunamente, por los siguientes motivos: Artículo 211 Literal B) de la Constitución de la República , Artículos 13, 14, 15, 23, 32, 33 y 40 del TOCAF, Decreto 349/01 y Artículo 52 del Título 4 del Texto Ordenado 1996.

Montevideo, 7 de setiembre de 2009.

INFORME A LA ADMINISTRACIÓN.- El Tribunal de Cuentas ha examinado la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal correspondiente al Ejercicio 2008 y ha emitido su correspondiente Dictamen. Como consecuencia del examen practicado, se incluyen en este informe comentarios que se ha entendido conveniente exponer, relacionados a la situación de determinados capítulos y rubros de los estados examinados, obligaciones a cumplir, así como recomendaciones que deberá atender el Organismo.

Se incluye además una evaluación del cumplimiento de las recomendaciones presentadas en el informe de auditoria anterior.

3.1CONSTATACIONES QUE NO AFECTAN LA OPINIÓN A LOS ESTADOS CONTABLES

3.1.1Presentación del Estado 3.3.-En el Estado 3.3.3 “Ejecución por tipo de gasto” se incluyó, dentro de los gastos de funcionamiento, el financiamiento del déficit de $ 24:809.884. Por lo señalado debe modificarse el monto correspondiente a gastos de funcionamiento del ejercicio el que asciende a $ 87:702.102.

Asimismo, el concepto “Retribuciones Personales” presenta un importe de $ 221:451.323 cuando debió ser de $ 221:631.323, lo que implica que el total ejecutado del ejercicio sea de $ 450:147.053, coincidiendo con el importe incluido en los restantes estados de la rendición de cuentas.

3.1.2 Presentación de las trasposiciones del ejercicio.- Respecto a las  trasposiciones presentadas en el Estado 3.4 no coincidían los importes incluidos como saldos deudores con los saldos acreedores. Se solicitó información al respecto a la Comuna la que fue proporcionada, aclarando las diferencias constatadas.

3.1.3 Juicios contra la Intendencia Municipal No se incluyen en el déficit acumulado al 31/12/08, las eventuales erogaciones que puedan resultar de los juicios en trámite, que de acuerdo a la información aportada por la Comuna totalizan $ 1:963.569 y U$S 1:236.248.

Asimismo, se debe mencionar que existen ocho procesos de nulidad ante el Tribunal de lo Contencioso Administrativo y un proceso de inconstitucionalidad  ante la Suprema Corte de Justicia.

3.1.4 Ingresos Nacionales De la conciliación realizada con el SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera) se detectó que las partidas recibidas al cierre del ejercicio son contabilizadas al inicio del  siguiente, dado que al momento en que se reciben no se dispone de la información necesaria para ser contabilizadas.

3.1.5 Fondos Extrapresupuestales.- En el Estado N° 13 Evolución de Fondos Extrapresupuestales figura el  contrato por concepto de leasing firmado el 09/06/99 con MTOP/Leasing MANREVIDE, con un saldo a cobrar de $ 16:221.828. Dicho concepto no corresponde a un fondo extrapresupuestal, por lo que la Intendencia deberá registrar como ingresos presupuestales de cada ejercicio, los importes que el MTOP le retiene en oportunidad de remitirle otros ingresos y como gastos los pagos de cada ejercicio de las cuotas correspondientes al contrato de leasing del año o incluirlas en obligaciones presupuestales impagas.

3.2 INCUMPLIMIENTO DE NORMAS LEGALES

Con relación al incumplimiento de normas legales, corresponde realizar las siguientes precisiones:

3.2.1 Partida mensual.- La Comuna abona a un funcionario una partida mensual por realizar pagos en diferentes firmas proveedoras de la capital sin la existencia de norma presupuestal que lo autorice, incumpliendo con lo dispuesto por el Artículo 86 de la Constitución de la República.

3.2.2 Partidas sin aportes al BPS.- La Intendencia no realizó los aportes correspondientes al BPS por las partidas de  quebrantos de caja abonados ni por la partida mencionada en el punto anterior. Las mismas no son consideradas materia gravada, por tanto no se incluyen en el cálculo del aguinaldo.

3.2.3 Depósito de la recaudación.- Durante el Ejercicio 2008 la Intendencia no cumplió con lo establecido por el Artículo 11 del TOCAF al no depositar la totalidad de la recaudación.

3.2.4 Gasto efectuado con irregularidades.- Se detectaron varias irregularidades en un gasto efectuado para el Carnaval 2008. Este no fue autorizado por el ordenador correspondiente y  se ejecutó en febrero, con cargo a fondos que el Ministerio de Turismo y Deporte resuelve otorgar en julio 2008. No existe autorización del ordenador del pago que establezca que se realice con cargo a un recurso específico aún no recibido, incumpliendo con el Artículo 19 del TOCAF

3.2.5 Compensación de deuda.- Según lo establecido en el Artículo 25 del TOCAF la modalidad de compensación de deuda exige que sea solicitada por el acreedor y únicamente en la etapa del pago.

Se constataron casos en los que, en la Resolución del Intendente donde se autoriza el gasto, se hace referencia a que el proveedor compensa con deudas que mantiene con la Comuna.

3.2.6 Arrendamientos.- No todos los arrendamientos a pagar o a cobrar por la Intendencia fueron acompañados de un informe técnico previo, como lo establece el Artículo 37 del TOCAF. Durante el ejercicio 2008 todos los arrendamientos de la Comuna fueron inferiores al tope establecido, por tanto se debió solicitar informe técnico, el cual puede ser realizado por personal técnico del organismo y prescindirse de las publicaciones.

3.2.7 Seguros de caución de fidelidad.- No se mantienen seguros de caución de fidelidad para las personas que manejan fondos o valores incumpliendo por tanto, con el Artículo 78 del TOCAF.

3.2.8 Arqueos de fondos en las Juntas Locales.- Durante el ejercicio no se efectuaron arqueos en cantidad suficiente y de carácter sorpresivo a efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el Artículos 90 y 102 del TOCAF.

3.2.9 Vales por adelanto de dinero que integran el saldo de disponibilidades.- En el arqueo de caja al cierre del ejercicio existen vales de adelantos de dinero  por $ 450.498. Del total de dichas partidas, el importe de $ 230.732 (51%) exceden el plazo dispuesto en el Artículo 114 del TOCAF que establece que las rendiciones de cuentas y valores deberán presentarse en un plazo de sesenta días contados a partir del último día del mes en que se recibieron los fondos o valores.

3.2.10 Garantía cumplimiento de contrato.- Se detectó que la licitación abreviada Nº 6/08, correspondiente a la adquisición de 10.000 bolsas de portland, no cumple con el Artículo 55 del TOCAF. Dicha licitación supera el tope del 40% de licitación abreviada, con lo cual se debe exigir la garantía de cumplimiento de contrato.

3.2.11 Obligaciones Presupuestales Impagas .-El estado correspondiente a la evolución de las obligaciones presupuestales impagas fue expuesto de acuerdo al Instructivo de Rendición de Cuentas aprobado por Resolución de este Tribunal de 28/01/04. No obstante, no se presentó el detalle de las obligaciones correspondientes al período 2002 a 2008 discriminadas por ejercicio e individualizando al acreedor. Posteriormente se proporcionó el detalle de las mismas discriminadas por orden de pago debido a que el sistema contable actual no permite la emisión de la información necesaria para cumplir con la desagregación solicitada.

3.2.12 Horas extras de funcionarios que realizan tareas insalubres.- Para el caso de las tareas insalubres, se realizan más horas extras de las permitidas legalmente.

3.2.13 Fondos Indisponibles.-  En el Estado N° 12 Evolución de los Fondos Indisponibles figuran partidas que no han sido  vertidas en tiempo y forma a sus destinatarios (Honorarios profesionales, Ministerio de Vivienda P. Español, Art. 39 Código Rural, Coop. Ahorro y Crédito 3er Milenio, etc).

 3.3 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO

3.3.1 Respecto a recursos o manejo de fondos

3.3.1.1 Convenios.- No se realiza seguimiento de los convenios. No siempre se da cumplimiento a la normativa de caducidad.

En la Modificación Presupuestal 2009-2010 se creó una Unidad de Deudores cuyo cometido es el control de cuentas corrientes de deudas de los contribuyentes y la gestión de su recuperación. Dicha unidad ha sido implementada a partir de 2009.

3.3.1.2 Conciliaciones bancarias.- Las conciliaciones bancarias son realizadas por el encargado de División Control Caja pero no son revisadas a un nivel superior.

Se efectúa  diariamente la conciliación de la cuenta N° 4341,  el resto de las cuentas se concilian solo cuando tienen movimientos.

3.3.1.3 Determinación de intereses sobre tributos.- El cálculo de los intereses es automáticamente realizado por el sistema, se detectó en un caso una diferencia material en el recálculo de los intereses por mora en el cobro de una contribución inmobiliaria urbana.

3.3.1.4 Redondeos en el cálculo de tributos.- Para los casos analizados, se detectó que la totalidad de los redondeos no fueron correctamente realizados; se redondeaba cada concepto integrante de cada cuota y no el total de la misma, sin un único criterio para este redondeo.

Esta situación fue corregida en 2009.

3.3.2 Respecto a Retribuciones Personales

3.3.2.1 Sistemas utilizados

El sistema Payroll es utilizado por las oficinas de Liquidaciones, Presentismo y RR.HH. En estas últimas dos oficinas se utilizan en paralelo el Payroll y el sistema personal, lo que genera en algunos casos diferencias con la División Liquidaciones , por ejemplo en el programa que se encuentra trabajando el funcionario. En otro caso se detectó una baja de un funcionario cuyo contrato había cesado en mayo 2008 y a mayo 2009, no había sido dado de baja en el departamento de RR.HH. La División Liquidaciones le dio de baja en el momento del cese, dejando de pagar su remuneración en dicho momento.

3.3.3 Respecto al sistema de compras.-

3.3.3.1 Conciliación con los proveedores.- No se tiene como política general realizar conciliaciones periódicas con los proveedores más importantes, a fin de determinar diferencias en los saldos y poder efectuar las posibles correcciones en los respectivos registros.

3.4 RECOMENDACIONES

3.4.1 Recomendaciones del Ejercicio Anterior Cumplidas

3.4.1.1 Excesos de gastos.- Se incrementó el uso del mecanismo de trasposición de objetos, aplicando las normas presupuestales de la Intendencia vigentes en la materia. Las economías de gastos fueron por $ 105:048.928 y los excesos de gastos por un total de $ 80:789.349.

3.4.1.2 Auditoria Interna.- En el ejercicio 2009 se instaló la Unidad de Auditoria Interna dependiente del Sr. Intendente Municipal a cargo de una Contadora Pública.

A efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto por el Artículo 94 del TOCAF, la referida unidad, deberá coordinar con el Tribunal de Cuentas la planificación de su actividad, de conformidad con lo establecido en la mencionada norma.

3.4.1.3 Garantías de mantenimiento de oferta.- En las licitaciones analizadas del Ejercicio 2008, la garantía de mantenimiento de oferta fue aplicada correctamente.

3.4.2 Recomendaciones del Ejercicio Anterior no Cumplidas.-

3.4.2.1 Arrendamientos.- Para todos los arrendamientos se deberá considerar el cumplimiento del Artículo 37 del TOCAF solicitando informe técnico previo.

3.4.2.2 Garantías de cumplimiento de contrato.-En los casos que corresponda, se deberá exigir a los contratantes la garantía de cumplimiento de contrato establecida en el Artículo 55 del TOCAF.

Es aconsejable que en el expediente electrónico el Departamento de Hacienda deje constancia del cálculo realizado y del importe correspondiente a la garantía de cumplimiento de contratos.

3.4.2.3 Seguros de caución de fidelidad.-Se recomienda mantener actualizados los seguros de caución de fidelidad y asignar a un funcionario responsable el control y la actualización de los mismos.

3.4.2.4 Inventario de bienes de uso.-Atento a lo dispuesto por el Artículo 85 del TOCAF, deberá mantenerse un registro permanente, actualizado y valuado de los bienes de uso que integran el patrimonio de la Intendencia Municipal.

3.4.2.5 Ordenanza 81 del Tribunal de Cuentas.-De acuerdo a lo establecido en la Ordenanza 81 de este Tribunal, la Comuna deberá presentar los Estados Contables establecidos en el Artículo 13 de la mencionada Ordenanza, dentro de los noventa días siguientes al cierre del ejercicio.

3.4.2.6 Fondos Extrapresupuestales.-La Comuna deberá registrar como extrapresupuesto solamente los gastos que tengan una contrapartida de ingreso no prevista presupuestalmente. Los restantes, estén o no previstos presupuestalmente, deben considerarse dentro de la ejecución presupuestal. Asimismo los saldos correspondientes a convenios y acreedores financieros, deben estar incluidos en los estados respectivos, eliminándolos del Estado de Fondos Extrapresupuestales.

Asimismo deberá conciliar con el MTOP los saldos correspondientes al leasing y efectuar las compensaciones respectivas, a efectos de que los estados  presenten  correctamente la información.

3.4.2.7 Convenios.- Se recomienda realizar el  seguimiento de los convenios por facilidades de pago y de los convenios particulares por Código Tributario. Se aconseja además que el sistema automáticamente haga caducar el convenio  cuando no se cumplan las condiciones impuestas por el mismo a fin de dar cumplimiento a la normativa de caducidad.

3.4.2.8 Conciliaciones bancarias.- Se considera conveniente realizar al menos una conciliación al cierre de cada mes de la totalidad de las cuentas bancarias, aún cuando no tengan movimientos, archivarlas de manera ordenada y revisarlas por funcionario de mayor nivel jerárquico.

3.4.2.9 Ingresos de origen nacional.- Es aconsejable realizar conciliaciones periódicas respecto a los recursos de origen nacional con información obtenida del SIIF y, de ser posible, informar al Ministerio de Economía y Finanzas una única cuenta bancaria para que sean depositadas las partidas. Esto facilitaría la individualización de las partidas recibidas por este concepto.

3.4.3 Recomendaciones del Ejercicio.-Se reiteran las recomendaciones señaladas en el punto 3.4.2. y se agregan las siguientes:

3.4.3.1 Aportes al BPS.-Se deberá considerar como materia gravada las partidas correspondientes a quebrantos de caja así como la partida mensual entregada a un funcionario por tareas complementarias y realizar los aportes al BPS correspondientes.

3.4.3.2 Compensación de deuda.- Se deberá aplicar el procedimiento que establece el Artículo 25 del TOCAF en cuanto a que sea el acreedor quien solicita la misma y únicamente en la etapa del pago.

3.4.3.3 Arqueos de fondos de Juntas Locales.- Ante la constatación de que durante el año 2008 no se han efectuado arqueos con suficiente periodicidad en todas las oficinas que manejan fondos, dicha tarea deberá ser realizada con regularidad por la Contaduría Municipal (Artículo 90 el TOCAF) y la Unidad de Auditoria Interna.

3.4.3.4 Indisponibles. Los fondos indisponibles deben ser vertidos en tiempo y forma a sus destinatarios.

3.4.3.5 Detalle de las Obligaciones Presupuestales impagas y Conciliaciones respectivas

De acuerdo al Instructivo de Rendición de Cuentas, se deberá incluir el detalle del total de las obligaciones presupuestales impagas discriminadas por ejercicio individualizándose en todos los casos al acreedor.

Asimismo, se deberán adjuntar las certificaciones de los organismos públicos con el detalle de las deudas y las conciliaciones respectivas en los casos que corresponda. Montevideo, 7 de setiembre de 2009”

RESOLUCIÓN J.D.F. Nº 08/2010

DESCRIPCIÓN: Tribunal de Cuentas.- Dictamen sobre Rendición de Cuentas ejercicio 2008 de la Comuna.-

APROBACIÓN:  05 de marzo de 2010

ACTA: 114/10

En sesión de la fecha, y por mayoría de miembros presentes (25 en 28 Ediles), se aprobó la siguiente resolución:

 

Visto: el dictamen del Tribunal de Cuentas de la República respecto a las Rendición de Cuentas de la Intendencia Municipal de Florida para el ejercicios 2008, emitido con fecha 7 de setiembre de 2009.

Considerando:  I) que la misma presenta razonablemente, en todos sus aspectos importantes de acuerdo a las normas legales y presupuestales aplicables, la ejecución presupuestal con relación a los créditos y a los recursos, el resultado del Ejercicio y el resultado acumulado al 31 de diciembre de 2008.-

                          II) que  se comparten las observaciones del organismo de contralor, así como la acción de la Intendencia Municipal en el cumplimiento de algunas de las recomendaciones realizadas en anteriores rendiciones,

Atento: A lo precedentemente expuesto;

 

LA JUNTA DEPARTAMENTAL DE FLORIDA,

R E S U E L V E:

.- Apruébase la Rendición de Cuentas de la Intendencia Municipal Ejercicio 2008, encomendando a la misma a dar cumplimiento de las disposiciones legales observadas por el Tribunal de Cuentas en su dictamen.-

.- Comuníquese a la Intendencia Municipal y Tribunal de Cuentas.-

 

Sala de Sesiones “Gral. José Artigas”, en Florida, a los cinco días del mes de marzo de dos mil diez.-

Fdo: RAÚL AMARO, 2do. Vice-Presidente; ALÉXIS A. PÉREZ, Secretario

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