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RENDICIÓN DE CUENTAS Y BALANCE DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL, DE LA JUNTA DEPARTAMENTAL, EJERCICIO 2009

Ref. Oficio N° 9415/10  TRIBUNAL DE CUENTAS-

Montevideo, 22 de diciembre de 2010. Señor Secretario General de la Junta Departamental de Florida Alexis Lissio -Carpeta 228982 - Entrada 4649/10.

Transcribo la Resolución adoptada por este Tribunal, en su acuerdo de fecha 22 de diciembre de 2010; y adjunto el respectivo Dictamen e Informe a la Administración:

"VISTO: que este Tribunal ha examinado la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Intendencia de Florida, correspondiente al Ejercicio 2009;

RESULTANDO: que el examen se efectuó de acuerdo con Normas de Auditoría emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI).

CONSIDERANDO: que las conclusiones y evidencias obtenidas son las que se expresan en el Informe de Auditoría, que incluye Dictamen e Informe a la Administración;

ATENTO: a lo dispuesto por el Artículo 211 Literal C) de la Constitución de la República;

EL TRIBUNAL ACUERDA

1) Emitir su dictamen constitucional respecto a la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Intendencia de Florida correspondiente al Ejercicio 2009, en los términos del Informe de Auditoria que se adjunta;

2)       Comunicar la presente Resolución a la Intendencia y Junta Departamental de Florida y a la Contadora Delegada;

3)       Oficiar al Banco de Previsión Social;

4)       Dar cuenta a la Asamblea General".

Saludo a usted atentamente. (Fdo) Esc.ELIZABETH M CASTRO. SECRETARIA GENERAL

DICTAMEN

El Tribunal de Cuentas ha examinado la Rendición de Cuentas y el Balance de Ejecución Presupuestal de la Intendencia de Florida, correspondiente al Ejercicio 2009, que incluye los siguientes estados: de ejecución presupuestal con relación a los recursos y a los créditos, resultado del Ejercicio, resultado acumulado y otros estados complementarios.

El Tribunal de Cuentas también ha auditado el cumplimiento por parte de la Intendencia de la normativa vigente.

Responsabilidad de la Intendencia

La Intendencia es responsable por la preparación y la razonable presentación de estos estados, de acuerdo con la normativa vigente y con la Resolución de este Tribunal, de fecha 28/01/04. Esta responsabilidad incluye diseñar, ¡mplementar y mantener un sistema de control interno adecuado para la preparación y presentación razonable de estados que estén libres de errores significativos, ya sea debido a fraude o error, y seleccionar y aplicar políticas contables apropiadas.

Responsabilidad del auditor

La responsabilidad del Tribunal de Cuentas es expresar una opinión sobre dichos estados contables basada en la auditoría realizada. El examen fue realizado, de acuerdo con normas de auditoría emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). Esas normas requieren que se planifique y se realice la auditoría para obtener seguridad razonable acerca de si los estados contables están libres de errores significativos.

Una auditoría implica realizar procedimientos para obtener evidencia acerca de los montos contables. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio profesional, incluyen la evaluación de los riesgos de existencia de errores significativos en los estados, ya sea debido a fraude o error. Al efectuar la evaluación de riesgo, el auditor considera los aspectos de control interno de la entidad relevantes para la preparación y presentación razonable de los estados, con el fin de diseñar los procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión acerca de la eficacia del control interno de la entidad. Una auditoría también implica evaluar lo apropiado de las políticas contables utilizadas y la presentación general de los estados financieros. Se considera que la evidencia de auditoría obtenida brinda una base suficiente y apropiada para sustentar la opinión.

Opinión

En opinión del Tribunal de Cuentas, los estados mencionados presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la ejecución presupuestal del Ejercicio 2009, la evolución de las obligaciones presupuéstales impagas y de los fondos indisponibles de acuerdo con las normas establecidas en el TOCAF y a la Resolución de este Tribunal, de fecha 28/01/04. Con relación al cumplimiento de las disposiciones legales que fueron objeto de examen y en aplicación de lo dispuesto por el Artículo 211 Literales C) y E) de la Constitución de la República, en opinión del Tribunal de Cuentas no se ha dado cumplimiento a las siguientes normas:

1.       Artículo 86 de la Constitución de la República. La Intendencia otorgó una partida mensual a un funcionario sin norma presupuestal que lo autorice.

2.       Artículo 227 de la Constitución de la República, Ordenanza N° 71 y Resolución del Tribunal de Cuentas de 01/07/98. La Junta Departamental aceptó una de las observaciones formuladas por este Tribunal, respecto de la Modificación  Presupuestal  2009-2010, pero no se efectuaron  los ajustes correspondientes con la finalidad de dar el correcto tratamiento a la mencionada observación.

3.       Artículo 159 de la Ley N2 16.713. Se detectaron partidas que no fueron consideradas materia gravada a los efectos del cálculo de los aportes al Banco de Previsión Social.

4.       Artículo 11  del TOCAF. No se deposita diariamente la totalidad de la recaudación, incumpliendo con lo dispuesto por este Artículo.

5.       Artículo 25 del TOCAF La modalidad de compensación de deuda no cumple la normativa ya que se constataron casos en que la Resolución del Intendente, donde se autoriza el gasto, dispone que el proveedor compense con deudas que mantiene con la Intendencia.

6.       Artículo 78 del TOCAF Los funcionarios que manejan fondos y valores no están cubiertos con seguros de caución de fidelidad.

7.       Artículo 72 y 85 del TOCAF La Intendencia no mantiene un registro permanente, actualizado y valuado de los bienes de uso que integran su patrimonio.

8.       Artículos 90 y 102 del TOCAR No se efectuaron arqueos en forma periódica en las Juntas Locales,  incumpliendo con lo establecido en los mencionados artículos.

9.       Artículo 114 del TOCAF En el arqueo de caja de la Tesorería de la Intendencia al 31/12/09 se constataron vales por adelanto de dinero con una antigüedad superior a la establecida en este Artículo.

10.     Ordenanza 81 del Tribunal de Cuentas.   No se presentaron los estados contables exigidos por la citada norma.

11.     Convenio 30 de la OIT y Artículo 114 Inciso D) del Estatuto Municipal.

Los funcionarios que desempeñan tareas insalubres realizan horas extras por encima del límite establecido en estas normas.

12.     Resolución del Tribunal de Cuentas de fecha 28/01/04. No se presentó el detalle de las obligaciones presupuéstales impagas de los Ejercicios 2002 a 2009 inclusive.

No se incluye, además, el detalle de los contratos de arrendamiento de obra y de servicio vigentes durante 2009, ni la antigüedad de los saldos correspondientes a fondos indisponibles.

Asimismo, durante el Ejercicio se observaron gastos por parte de las Contadoras Delegadas, los que fueron reiterados por el Ordenador y puestos en conocimiento de la Junta Departamental oportunamente, por los siguientes motivos: Artículo 211 Literal B) de la Constitución de la República, Artículos 13, 14, 15, 20, 21, 32, 33, 40, 43 y 90 Numeral 3) del TOCAF, Artículo 39 de la Ley N° 11.932, Decreto 17/05, Decreto 349/01, Convenio N° 30 de la Organización Internacional del Trabajo, Resolución N° 688/92 de la Dirección General Impositiva y Artículo 114 del Estatuto del Funcionario.

Montevideo, 8 de noviembre de 2010.

 

 INFORME A LA ADMINISTRACIÓN

El Tribunal de Cuentas ha examinado la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Intendencia de Florida correspondiente al Ejercicio 2009 y ha emitido su correspondiente Dictamen. Como consecuencia del examen practicado, se incluyen en este informe comentarios que se ha entendido conveniente exponer, relacionados a la situación de determinados capítulos y rubros de los estados examinados, obligaciones a cumplir, así como recomendaciones que deberá atender el Organismo. Se incluye además una evaluación de la forma de cumplimiento de las recomendaciones presentadas en el informe de auditoría correspondiente al Ejercicio anterior.

3.1 CONSTATACIONES QUE NO AFECTAN LA OPINIÓN A LOS ESTADOS CONTABLES

3.1.1  Gastos de inversión comprometidos en Ejercicios anteriores y ejecutados en el Ejercicio

En el Estado 2 "Resultado del Ejercicio" y en el Estado 3.2 "Ejecución a nivel de apertura del Presupuesto" en el Programa 300 los gastos de inversión comprometidos en Ejercicios anteriores y ejecutados en este Ejercicio se exponen por un monto de $ 32:445.585.- cuando debió ser de $ 40:905.903.-Este importe, si bien no afecta el resultado del Ejercicio, se encuentra formando parte de dichos estados, y se forma por los siguientes conceptos: pagos realizados de obligaciones impagas de Ejercicios anteriores, de deudas financieras y de convenios.

3.1.2  Juicios contra la Intendencia

El déficit acumulado al 31/12/09 puede verse modificado por las eventuales erogaciones que resulten de los juicios en trámite, en los que se reclaman montos que, de acuerdo con la información proporcionada por la Comuna, ascienden a $ 3:990.695 y U$S 536.191.

 Asimismo, corresponde mencionar que existen cinco procesos de nulidad ante el Tribunal de lo Contencioso Administrativo y dos procesos de inconstitucionalidad ante la Suprema Corte de Justicia.

3.1.3  Fondos Indisponibles

La   Intendencia   mantiene   fondos   indisponibles   sin   ser   vertidos   a   sus destinatarios tales como "Artículo 39 del Código Rural" y "Retención de IVA". No se detalla la antigüedad de todos los saldos no vertidos a los Organismos destinatarios al cierre del Ejercicio.

3.1.4  Fondos Extrapresupuestales

En el Estado 13 "Evolución de los Fondos Extrapresupuestales" figura el contrato por concepto de leasing firmado el 09/06/99 con MTOP/Leasing MANREVIDE, con un saldo a cobrar de $ 19.526.395.-. Dicho concepto no corresponde a un fondo extrapresupuestal, por lo que la Intendencia deberá registrar como ingresos presupuestales de cada Ejercicio los importes que el Ministerio de Transporte y Obras Públicas le retiene en oportunidad de remitirle otros ingresos y como gastos los pagos de cada Ejercicio de las cuotas correspondientes al contrato de leasing del año o incluirlas en obligaciones presupuéstales impagas.

3.1.5  Estado de Evolución de Convenios

No se incluyó en dicho Estado el importe adeudado por los tres Convenios de pago suscriptos con el Banco de Previsión Social para el pago de adeudos, por concepto de aportes patronales en el período comprendido entre el 01/06/04 y el 31/12/05 que asciende a $ 3:203.665.-.

3.1.6  Ajuste al Resultado Acumulado al 31/12/09

El resultado acumulado establecido por la Intendencia para el Ejercicio 2009 asciende a $ 196:755.877 de déficit.

En el mismo no se incluye la deuda mencionada en el punto anterior; por tanto, el resultado acumulado ajustado al 31/12/09 es de $ 199:959.542.- de déficit.

3.2 Incumplimiento de normas legales

Con relación al incumplimiento de normas legales, corresponde realizar las

siguientes consideraciones:

3.2.1  Partida mensual

La Intendencia otorga a un funcionario una partida mensual por realizar pagos en diferentes firmas proveedoras de la capital, sin la existencia de norma presupuestal que lo autorice, incumpliendo con lo dispuesto por el Artículo 86 de la Constitución de la República. Esta compensación fue otorgada por Resolución del Intendente en el año 1993, atento a lo establecido en el Artículo 18 de la Modificación Presupuestal de 1981. En la Modificación Presupuestal 1996, en su Artículo 41, se deroga dicho Artículo y se establece que cesarán todas las compensaciones otorgadas por medio de acto administrativo al amparo de la citada norma.

3.2.2  Partidas sin aportes al BPS

La Intendencia no realizó los aportes correspondientes al Banco de Previsión Social por las partidas de quebrantos de caja abonadas ni por la partida mensual mencionada en el punto anterior. Las mismas no son consideradas por la Intendencia materia gravada, por tanto no se incluyen en el cálculo del aguinaldo.

3.2.3  Depósito de la recaudación

Durante el Ejercicio 2009 la Intendencia no cumplió con lo establecido por el Artículo 11 del TOCAF al no depositar la totalidad de la recaudación.

 3.2.4 Compensación de deuda

Según lo establecido en el Artículo 25 del TOCAF la modalidad de compensación de deuda exige que sea solicitada por el acreedor y únicamente en la etapa del pago. Se constataron casos en los que, en la Resolución del Intendente donde se autoriza el gasto, se hace referencia a que el proveedor compensa con deudas que mantiene con la Intendencia.

3.2.5  Seguros de caución de fidelidad

No se mantienen seguros de caución de fidelidad para las personas que manejan fondos o valores incumpliendo con el Artículo 78 del TOCAF.

3.2.6  Inventario

La Intendencia no mantiene un registro permanente, actualizado y valuado de los bienes de uso que integran su patrimonio, tal como lo establecen los Artículos 72 y 85 del TOCAF.

3.2.7  Arqueos de fondos en las Juntas Locales

Durante el Ejercicio no se efectuaron arqueos en cantidad suficiente y de carácter sorpresivo a efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en los Artículos 90 y 102 del TOCAF.

3.2.8  Vales por adelanto de dinero que integran el saldo de disponibilidades

En el arqueo de caja al cierre del Ejercicio existen vales de adelantos de dinero por $ 598.230. Del total de dichas partidas, el importe de $ 220.336.- (37%) excede el plazo dispuesto en el Artículo 114 del TOCAF que establece que las rendiciones de cuentas y valores deberán presentarse en un plazo de sesenta días, contados a partir del último día del mes en que se recibieron los fondos o valores.

Por Resolución del 24/03/10 el Tribunal acuerda autorizar a las Contadoras elegadas a intervenir los vales referidos por un importe de $188.566.- al sólo efecto de su desafectación del saldo contable de caja.

3.2.9  Horas extras

Las horas extras realizadas por funcionarios que cumplen tareas insalubres exceden la cantidad establecida en el Convenio N° 30 de la Organización Internacional del Trabajo y en el Artículo 114 del Estatuto Municipal.

3.2.10 Resolución del Tribunal de Cuentas de fecha 28/01/04

En el Estado 8 "Evolución de las obligaciones presupuéstales impagas" no se presentó el detalle de las obligaciones, correspondientes al período 2002 a 2009, discriminadas por Ejercicio e individualizando al acreedor. No se incluye, además, el detalle de los contratos de arrendamiento de obra y de servicio vigentes durante el Ejercicio 2009.

3.3 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO

3.3.1 Respecto a recursos o manejo de fondos

3.3.1.1         Cobranza Descentralizada

No hay un  procedimiento establecido  para contabilizar y controlar dicha cobranza. En el análisis realizado se detectaron diferencias entre el Sistema de Recaudación y la información contenida en los correos electrónicos enviados por los Agentes de cobranzas. Asimismo, se detectaron partidas recaudadas no contabilizadas. No se verifica el ingreso del dinero en el estado de cuenta bancario, por lo que dichas partidas están incluidas en los traspasos.

3.3.1.2         Morosidad

No se revisa periódicamente la antigüedad de las deudas de los contribuyentes atrasados.

3.3.1.3         Conciliaciones bancarias

Las  conciliaciones  bancarias  son  realizadas  por el Jefe  de  la  Sección Contabilidad pero no son revisadas a un nivel superior. Se efectúa  diariamente la conciliación de la cuenta N° 4341,  el resto de las cuentas se concilian sólo cuando tienen movimientos.

3.3.1.4         Tasa de Expedición

La tasa de expedición debe cambiar el 1 de enero de cada año, según el Artículo 31 del Decreto de la Junta Departamental de Florida N° 24/1990. Se detectaron casos de tributos cobrados el 23/01/09 en que se cobró la tasa de 2008.

3.3.1.5         Seguros contratados por la Intendencia

En el análisis realizado de la vigencia de los seguros que posee la Intendencia, se constató que sólo dos de los edificios de su propiedad se encuentran asegurados: el Teatro 25 de Agosto y el Refugio para Mujeres. Además existen 4 vehículos y 45 motos que se encuentran en la lista del Departamento de Tránsito y no cuentan con seguro.

3.3.2 Otras debilidades de control interno

Conciliación con los proveedores

No se tiene como política general realizar conciliaciones periódicas con los proveedores más importantes, a fin de determinar diferencias en los saldos y poder efectuar las posibles correcciones en los respectivos registros.

3.4 RECOMENDACIONES

3.4.1 Recomendaciones del ejercicio anterior cumplidas

3.4.1.1 Arrendamientos

Para el único arrendamiento contratado en el Ejercicio 2009, la Intendencia realizó el informe técnico previo del valor, para el resto de los arrendamientos que posee la Intendencia contratados con anterioridad al 2009, no se cumple con el Artículo 37 del TOCAF.

3.4.1.2         Garantías de cumplimiento de contrato

En las licitaciones analizadas en el Ejercicio 2009, la garantía de cumplimiento de contrato fue aplicada correctamente.

No obstante, es aconsejable que en el Expediente electrónico se deje constancia, por parte del Departamento de Hacienda, del cálculo realizado y del importe de la garantía que corresponde.

3.4.1.3         Convenios

En el Ejercicio 2010 la Sección Deudores, creada en la Modificación Presupuestal 2009-2010, realizó un análisis de los convenios en cuanto a la morosidad y caducidad de los mismos.

3.4.2 Recomendaciones del Ejercicio anterior no cumplidas

3.4.2.1         Aportes al BPS

Se deberán considerar como materia gravada las partidas correspondientes a quebrantos de caja así como la partida mensual entregada a un funcionario por tareas complementarias y realizar los aportes al BPS correspondientes.

3.4.2.2         Compensación de deuda

Se deberá aplicar el procedimiento que establece el Artículo 25 del TOCAF en cuanto a que sea el acreedor quien solicita la misma y únicamente en la etapa del pago.

3.4.2.3         Seguros de caución de fidelidad

Se recomienda mantener actualizados los seguros de caución de fidelidad y asignar a un funcionario responsable del control y actualización de los mismos.

 3.4.2.4 Inventario de bienes de uso

De acuerdo con lo dispuesto por el Artículo 85 del TOCAF, deberá mantenerse un registro permanente, actualizado y valuado de los bienes de uso que integran el patrimonio de la Intendencia.

Durante el año 2010 se realizaron inventarios en distintas dependencias para incorporar al nuevo Sistema Integral de Contabilidad y Gestión Patrimonial. En la Modificación Presupuestal 2009-2010 se creó la Sección Control Patrimonial, dependiente del Departamento de Contaduría, que tiene como cometido el control del activo fijo. Actualmente esta Sección está desprovista de personal.

3.4.2.5         Arqueos de fondos de Juntas Locales.

La Contaduría deberá efectuar arqueos con suficiente periodicidad en todas las oficinas que manejan fondos, durante el Ejercicio y al cierre del mismo, según lo dispuesto por los Artículos 90 y 102 del TOCAF.

3.4.2.6         Ordenanza 81 del Tribunal de Cuentas

De acuerdo con la Ordenanza N- 81 de este Tribunal, la Intendencia deberá presentar los Estados Contables establecidos en el Artículo 13 de la misma, dentro de los noventa días siguientes al cierre del Ejercicio.

3.4.2.7         Fondos Indisponibles

Los fondos indisponibles deben ser vertidos en tiempo y forma a sus destinatarios.

3.4.2.8         Fondos Extrapresupuestales

La Intendencia deberá registrar como extrapresupuesto solamente los gastos que tengan una contrapartida de ingreso no prevista presupuestaimente. Los restantes, estén o no previstos presupuestaimente, deben considerarse dentro de la ejecución presupuestal. Asimismo, los saldos correspondientes a convenios y acreedores financieros, deben estar incluidos en los estados respectivos, eliminándolos del Estado de Fondos Extrapresupuestales. Además se deberá conciliar con el Ministerio de Transporte y Obras Públicas los saldos correspondientes al leasing y efectuar las compensaciones respectivas, a efectos de que los estados presenten correctamente la información.

3.4.2.9         Conciliaciones bancarias

Es conveniente realizar al menos una conciliación al cierre de cada mes de la totalidad de las cuentas bancarias, aún cuando no tengan movimientos, Asimismo, deben ser revisadas por un funcionario de mayor nivel jerárquico.

3.4.2.10 Detalle de las Obligaciones Presupuéstales impagas

De acuerdo con el Instructivo de Rendición de Cuentas, aprobado por Resolución de este Tribunal de fecha 28/01/04, se deberá incluir el detalle del total de las obligaciones presupuéstales impagas discriminadas por Ejercicio, individualizándose en todos los casos al acreedor.

3.4.3 Recomendaciones del Ejercicio

Se reiteran las recomendaciones señaladas en el punto 3.4.2. y se agregan las siguientes:

3.4.3.1 Excesos de gastos

Aún cuando se recurrió al mecanismo de trasposición de objetos, durante el Ejercicio se produjeron excesos de gastos por un total de $ 59:818.750.- y economías de gastos por $ 116:090.260.- Se recomienda incrementar el uso de este mecanismo aplicando las normas presupuéstales de la Intendencia vigentes en la materia.

3.4.3.2         Seguros

Se recomienda asegurar todos los edificios y vehículos propiedad de la Intendencia.

3.4.3.3         Ajuste al Resultado Acumulado

La Intendencia deberá efectuar el ajuste contable correspondiente a lo señalado en el punto 3.1.6.

3.4.3.4         Cumplimiento de recomendaciones

Se señala a la Intendencia, que en un plazo de noventa días deberá informar a este Tribunal respecto de las medidas implementadas tendientes a cumplir con las recomendaciones que anteceden. Montevideo, 8 de noviembre de 2010. (Fdo) Esc.ELIZABETH M CASTRO. SECRETARIA GENERAL.-”

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