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RENDICIÓN DE CUENTAS Y BALANCE DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL, DE LA JUNTA DEPARTAMENTAL, EJERCICIO 2007
Señor Secretario General de la Junta Departamental de Florida

Don Aléxis A. Pérez Barreto.

Carp. N1 219444

Of. N1 7361/ 08 Ent. N1 4272/08

Transcribo la Resolución adoptada por este Tribunal en su acuerdo de fecha 8 de octubre de 2008, y adjunto el respectivo Dictámen e informe de la Administración.

"VISTO: que este Tribunal ha examinado la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Intendencia Municipal de Florida correspon­diente al Ejercicio  2007;

RESULTANDO: que el examen se efectuó de acuerdo con Normas de Auditoría emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI).

CONSIDERANDO: que las conclusiones y evidencias obtenidas son las que se expresan en el Informe de Auditoría, que incluye Dictamen e Informe a la Administración;

ATENTO: a lo dispuesto por el Artículo 211 Literal C) de la Constitución de la República;

EL TRIBUNAL ACUERDA

1)       Emitir su Dictamen Constitucional respecto a la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Intendencia Municipal de Florida correspondiente al Ejercicio 2007, en los términos del Informe de Auditoría que se adjunta;

2)       Comunicar la presente Resolución a la Junta Departamental, a la Intendencia Municipal de Florida y a la Contadora Delegada; y

3)       Dar cuenta a la Asamblea General.

Fdo. Esc. Elizabeh M. Castro, Secretaria General.

DICTAMEN

El Tribunal de Cuentas ha examinado la Rendición de Cuentas y el Balance de Ejecución Presupuestal de la Intendencia Municipal de Florida correspon­diente al Ejercicio  2007  que incluye los siguientes estados demostrati­vos: ejecución presupuestal con relación a los créditos y a los recursos, resultado del Ejercicio, resultado acumulado y otros estados complementa­rios. Toda la información incluida en dicho documento representa las afirmaciones del Ejecutivo Comunal. La responsabilidad del Tribunal de Cuentas es expresar una opinión sobre dicha Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal  y establecer de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 211 Literales C) y E) de la Constitución de la República, en caso que corresponda, los hallazgos realizados en el curso de la auditoría con relación al cumplimiento de las normas vigentes.

El examen fue realizado de acuerdo con normas de auditoría emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTO­SAI). Esas normas requieren que se planifique y se realice la auditoría para obtener seguridad razonable acerca de si los estados contables están libres de errores significativos. Una auditoría incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que respalda los importes y las revelaciones en los estados contables y evaluar tanto las normas contables utilizadas y las estimaciones significativas efectuadas por la Dirección, como la presentación de los estados contables en su conjunto. El Tribunal de Cuentas considera que el examen realizado ofrece una base razonable para emitir una opinión.

En opinión del Tribunal de Cuentas, la Rendición de Cuentas presenta razonablemente, en todos sus aspectos importantes, de acuerdo a las normas legales y presupuestales aplicables, la ejecución presupuestal con relación a los créditos y a los recursos, el resultado del Ejercicio  y el resultado acumulado al 31 de diciembre de 2007.

Con relación al cumplimiento de las disposiciones legales que fueron objeto de examen y en aplicación a lo dispuesto por el Artículo 211 Literales C) y E) de la Constitución de la República, en opinión del Tribunal de Cuentas no se ha dado cumplimiento a las siguientes normas:

1) Artículo 211 Literal B) de la Constitución de la República: No se dio cumplimiento a lo establecido por la citada norma al no haberse remitido a este Cuerpo los antecedentes correspondientes a la Licitación Pública NE 136/07 para su intervención preventiva.

2) Artículo 227 de la Constitución, Ordenanza 71 y Resolución de este Cuerpo de 01/07/98: En relación al Presupuesto Quinquenal 2006-2010 no se comunicó al Tribunal el texto aprobado con las modificaciones necesarias para subsanar las observaciones formuladas por este Tribunal y aceptadas por la Junta Departamental.

3) Artículo 11 del T.O.C.A.F.: Se ha contravenido lo dispuesto por dicha norma al no depositarse la totalidad de la recaudación y realizar pagos con dichos fondos.

4) Artículo 12 del T.O.C.A.F.: Se incluyeron cheques diferidos en el saldo final de disponibilidades.

5) Artículo 37 del T.O.C.A.F.: Para los arrendamientos a pagar o a cobrar la Intendencia no solicitó en todos los casos el informe técnico previo que establece la mencionada norma.

6) Artículo 55 del T.O.C.A.F.: No se verificó en todos los casos lo esta­blecido por la norma en cuanto a las garantías de mantenimiento de oferta y de cumplimiento del contrato.

7) Artículo 78 del T.O.C.A.F.: No se contrataron seguros de caución de fidelidad para los funcionarios que manejan fondos o valores.

8) Artículo 85 del T.O.C.A.F.: La Comuna no mantiene un registro permanen­te, actualizado y valuado de los bienes de uso que integran su patrimonio.

9) Artículo 94 Numeral 6) del T.O.C.A.F.: Si bien está creada la Unidad de Auditoría Interna en la actualidad no está en funcionamiento. Este hecho impide el cumplimiento de lo dispuesto por esta norma.

10) Artículo 114 del T.O.C.A.F. y Artículo 416 de la Ley N1 17.930: En el arqueo de caja de la Tesorería Municipal al 31/12/07 existen vales por adelanto de dinero, con una antigüedad superior a la establecida en el artículo 114 del T.O.C.A.F.. Asimismo, se otorgaron vales a rendir cuentas a funcionarios que tenían pendiente la rendición de partidas que se encon­traban vencidas.

11) Ordenanza 81 del Tribunal de Cuentas:  No se presentaron los estados contables exigidos por la citada norma.

12) Artículo 114 Inciso D) del Estatuto Municipal: Los funcionarios que desempeñan tareas insalubres realizan horas extras por encima del limite establecido por esta norma.

Durante el Ejercicio  se observaron gastos por las Contadoras Delegadas, los que fueron reiterados por el ordenador y puestos en conocimiento de la Junta Departamental oportunamente, por los siguientes motivos: Artículo 211 Literal B) de la Constitución de la República, Ley NE 18.083 y Artículos 13, 14, 15, 23, y  40 del T.O.C.A.F. y Numeral 4) de la Ordenanza 72 del Tribunal de Cuentas.

Montevideo, 17 de setiembre de 2008.

 

INFORME A LA ADMINISTRACIÓN

El Tribunal de Cuentas ha examinado la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal correspondiente al Ejercicio 2007 y ha emitido su correspondiente Dictamen.

Como consecuencia del examen practicado, se incluyen en este informe comentarios que se han entendido conveniente exponer, relacionados a la situación de determinados capítulos y rubros de los estados examinados, obligaciones a cumplir, así como recomendaciones que deberá atender el Organismo.

Se incluye además una evaluación del cumplimiento de las recomendaciones presentadas en el informe de auditoria anterior.

3.1     CONSTATACIONES QUE NO AFECTAN LA OPINIÓN A LOS ESTADOS CONTABLES

3.1.1   Presentación del Estado 3.3

Al cierre del Ejercicio la Comuna efectuó un ajuste de reclasificación de gastos presupuestales a extrapresupuesto por $ 6:141.846.-, que corresponde a los intereses perdidos por los préstamos con el Banco de la República Oriental del Uruguay y con el Nuevo Banco Comercial. Estos gastos deben ser considerados en la ejecución presupuestal del Ejercicio, por lo que los gastos de funcionamiento ejecutados ascienden a $ 93:808.168.- y el total ejecutado en el Ejercicio asciende a  $ 412:980.584.-.

3.1.2   Juicios contra la Intendencia Municipal

No se incluyen en el déficit acumulado al 31/12/07, las eventuales eroga­ciones que puedan resultar de los juicios en trámite, que de acuerdo a la información aportada por la Comuna totalizan $ 3:915.569. y U$S 1:299.698­.-Asimismo, se debe mencionar que existen nueve procesos de nulidad ante el Tribunal de lo Contencioso Administrativo y un proceso de inconstituciona­lidad  ante la Suprema Corte de Justicia.

3.1.3   Convenio BROU . Intendencia Municipal de Florida

En el Estado NE 10 Evolución de Convenios no se incluyen en el saldo del convenio con el BROU, la totalidad de los intereses calculados al 15/09/04 de U$S 1:748.759.- los cuales, según el mencionado convenio, quedarían en  suspenso hasta el final del período (15/09/2019), no generando los mismos nuevos intereses.

3.1.4 Fondos Indisponibles

En el Estado NE 12 .Fondos Indisponibles. figuran partidas que no han sido  vertidas en tiempo y forma a sus destinatarios (Honorarios profesionales, Ministerio de Vivienda P. Español, Artículo 39 Código Rural, etc).

3.1.5 Obligaciones Presupuestales Impagas

En el Ejercicio 2007 las Obligaciones Presupuestales Impagas fueron expues­tas de acuerdo al Instructivo de Rendición de Cuentas aprobado por Resolu­ción de este Tribunal de 28/01/04. No obstante, se constató que en el detalle de estas obligaciones se incluyeron partidas que no corresponden a dicho concepto, por  lo que surgen diferencias con la información presen­tada en el Estado NE 8: de la Evolución  de Obligaciones Impagas. 

3.1.6 Ingresos Nacionales

Durante la conciliación realizada con el SIIF (Sistema Integrado de Infor­mación Financiera) se detectaron diferencias en el saldo de Ingresos Nacionales correspondientes a partidas contabilizadas a comienzo del presente ejercicio que corresponden al Ejercicio anterior.

3.2 INCUMPLIMIENTO DE NORMAS LEGALES

En relación al incumplimiento de normas legales, corresponde realizar las siguientes precisiones:

3.2.1. Presupuesto Quinquenal 2006-2010

En la Resolución de este Tribunal de 16/08/06, comunicada a la Junta Departamental  y a la Intendencia, se estableció que se debía remitir al Tribunal el texto aprobado con las modificaciones señaladas en el Resultan­do 2), a efectos de subsanar las observaciones formuladas.

A la fecha no se ha remitido dicha información, por lo que se ha incumplido con lo establecido por el Artículo 227 de la Constitución de la República.

3.2.2. Depósito de la recaudación             

Durante el Ejercicio 2007 la Intendencia Municipal no cumplió totalmente con lo establecido por el Artículo 11 del T.O.C.A.F. al no  depositar la totalidad de la recaudación y utilizar esos fondos para realizar pagos.

3.2.3. Cheques diferidos

Se incluyeron cheques diferidos en el saldo de disponibilidades por $ 826.311.- que resultan del arqueo realizado en la Tesorería Municipal el 31/12/07. El Artículo 12 del T.O.C.A.F. establece que  .se computarán como recursos del ejercicio, los efectivamente depositados en cuentas del Tesoro Nacional o ingresados en los organismos u oficinas., por lo que no corres­ponde incluir los cheques diferidos en el saldo de disponibilidades.

3.2.4. Arrendamientos

No todos los arrendamientos a pagar o a cobrar por la Intendencia fueron acompañados de un informe técnico previo, como lo establece el Artículo 37 del T.O.C.A.F.. Durante el Ejercicio 2007 todos los arrendamientos de la Comuna fueron inferiores al tope establecido, por tanto se debió solicitar informe técnico, el cual puede ser realizado por personal técnico del organismo y prescindirse de las publicaciones.

3.2.5. Garantías de mantenimiento de oferta y de cumplimiento del contrato

El Artículo 55 del T.O.C.A.F. establece que la garantía de mantenimiento de oferta debe ser del 1% del valor de la oferta y la de cumplimiento de contrato del 5% de la adjudicación.

Se detectó para un caso de licitación pública que no se realizaron ambas garantías.

En el caso de la garantía de cumplimiento de contrato, se recibe un importe por dicho concepto pero no se verifica que sea lo que corresponde.

3.2.6. Seguros de caución de fidelidad

No se mantienen seguros de caución de fidelidad para las personas que manejan fondos o valores incumpliendo, por tanto, con el Artículo 78 del T.O.C.A.F..

3.2.7. Vales por adelanto de dinero que integran el saldo de disponibilida­des

En el Arqueo de Caja al cierre del ejercicio existen .Vales por Adelantos de Dinero.  por $ 1:572.233.-.

Del total de dichas partidas, $ 231.532.- (15%) exceden el plazo dispuesto en el Artículo 114 del T.O.C.A.F. que establece que las rendiciones de cuentas y valores .deberán presentarse en un plazo de sesenta días contados a partir del ultimo día del mes en que se recibieron los fondos o valores..

Asimismo, se otorgaron vales a rendir cuentas a funcionarios que tenían pendiente la rendición de partidas cuyo plazo se encontraba vencido, incumpliendo con lo dispuesto por el Artículo 416 de la Ley 17.930.

3.3 Debilidades de Control Interno

3.3.1 Respecto a recursos o manejo de fondos

3.3.1.1 Pago de partidas a la Junta Departamental

Los cheques para el pago de las partidas correspondientes a la Junta Departamental se emitían al portador.

A partir del mes de agosto 2007 estos cheques se emiten a la orden.

3.3.1.2 Convenios

Los .convenios particulares por Código Tributario. a partir de octubre 2007 están informatizados, los anteriores son manuales y aún no han sido ingre­sados al sistema.

En relación a los convenios por facilidades de pago, se acepta el cobro de convenios que caducaron en el marco de las facilidades de pago otorgadas en 2004.

Asimismo, se detectó que el convenio colectivo con el Centro Comercial e Industrial de Florida para el cobro de contribución y patente para el ejercicio 2007 no se firmó y que tampoco existe Resolución del Intendente habilitando la firma del mismo.

3.3.1.3 Conciliaciones bancarias y control de caja

Las conciliaciones bancarias son realizadas por el encargado de División Control Caja pero no son revisadas a un nivel superior.

Se efectúa  diariamente la conciliación de la Cuenta NE 4341, el resto de las cuentas se concilian solo cuando tienen movimientos.

3.3.1.4 Determinación de intereses sobre tributos

Se detectó para un caso un error en el cálculo de los intereses por mora en el cobro de una contribución inmobiliaria rural.

3.3.2 Respecto a Retribuciones Personales

3.3.2.1 Altas de funcionarios

A partir de julio de 2007 se comenzó a exigir declaración de no percibir otro ingreso público a los funcionarios que ingresan a desempeñarse en la Comuna.

3.3.3 Respecto al sistema de compras

3.3.3.1 Conciliación con los proveedores

No se tiene como política general realizar conciliaciones periódicas con los proveedores más importantes, a fin de determinar diferencias en los saldos y poder efectuar las posibles correcciones en los respectivos registros.

3.4 RECOMENDACIONES

3.4.1 Recomendaciones del Ejercicio anterior cumplidas

3.4.1.1 Determinación del saldo de caja, del resultado del Ejercicio y del resultado acumulado

En el Estado de Resultado Acumulado se incluyen ajustes por pérdidas por incremento de las Obligaciones Impagas 2006 por $ 9:081.306.- y Diferencia de Caja Inicial por $ 833.427.-, ajuste que fuera señalado por este Tribu­nal en su Dictamen correspondiente a la Rendición de Cuentas 2006.

3.4.1.2 Manejo de fondos

Se regularizó la falta de reglamentación respecto al manejo de fondos por parte de las Juntas Locales y su vinculación con la Tesorería Municipal.

En relación al manejo de los fondos de .caja chica., el Departamento de Contaduría realizó un instructivo el cual fue enviado a la Unidad de Descentralización el 13/09/07 y desde allí remitido a las Juntas Locales para su aplicación.

Respecto al manejo de los fondos de la recaudación por parte de las Juntas Locales, por Resolución del Intendente NE 13.789/08 de 16/06/08, se esta­blece que  se debe dar cumplimiento a lo establecido en el Artículo 11 del T.O.C.A.F., es decir que los fondos recaudados deben ser depositados en su totalidad y no deben se utilizados para pagar gastos.

3.4.2 Recomendaciones del Ejercicio Anterior no Cumplidas

3.4.2.1 Excesos de gastos

Aún cuando se recurrió al mecanismo de la trasposición de objetos, durante el ejercicio se produjeron excesos de gastos por un total de $ 74:693.312.-, y economías de gastos por $ 66:509.954.-. Se recomienda incrementar el uso de este mecanismo, aplicando las normas presupuestales de la Intenden­cia vigentes en la materia.

3.4.2.2 Inventario de bienes de uso

De acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 85 del T.O.C.A.F., deberá mante­nerse un registro permanente, actualizado y valuado de los bienes de uso que integran el patrimonio de la Intendencia Municipal.

3.4.2.3 Fondos Extrapresupuestales

La Comuna deberá registrar como extrapresupuesto solamente gastos que tengan una contrapartida de ingreso no prevista presupuestalmente. Los restantes, estén o no previstos presupuestalmente, deben considerarse dentro de la ejecución presupuestal. Asimismo los saldos correspondientes a convenios y acreedores financieros, deben estar incluidos en los estados respectivos, eliminándolos del Estado de Fondos Extrapresupuestales.

En el cuadro de resultado acumulado al 31/12/07, se expone dentro del Pasivo el concepto de .Extrapresupuesto a pagar. con un saldo acreedor de  $ 1:655.445.-, cuando lo que corresponde es presentarlo dentro del Activo como .Extrapresupuesto a cobrar. con un importe deudor.

En el Estado de Evolución de Fondos Extrapresupuestales al 31/12/07 figura el  contrato por concepto de leasing firmado el 09/06/99 con MTOP/Leasing MANREVIDE, con un saldo a cobrar por $ 14:696.648.-. Dicho concepto no corresponde a un fondo extrapresupuestal, por lo que la Intendencia deberá registrar como ingresos presupuestales de cada ejercicio, los importes que el MTOP le retiene en oportunidad de remitirle otros ingresos y como gastos los pagos de cada ejercicio de las cuotas correspondientes al contrato de leasing del año o incluirlas en obligaciones presupuestales impagas. Asimismo deberá conciliar con el MTOP los saldos correspondientes y efec­tuar las compensaciones respectivas, a efectos de que los estados presenten  correctamente la información.

3.4.2.4 Ordenanza 81 del Tribunal de Cuentas

De acuerdo a lo establecido en la Ordenanza 81 de este Tribunal, la Comuna deberá presentar los Estados Contables establecidos en el Artículo 13 de la mencionada Ordenanza, dentro de los noventa días siguientes al cierre del Ejercicio.

3.4.2.5 Auditoria Interna

Si bien se ha modificado el Organigrama de la Comuna creándose la Oficina de Auditoria Interna dependiente directamente del Señor Intendente Munici­pal, en la actualidad no existe auditor designado.

Dicha Unidad de Auditoria Interna deberá estar a cargo de un Contador Público con formación y experiencia en la materia, a efectos de dar cumpli­miento a lo dispuesto por el Artículo 94 del T.O.C.A.F.. Asimismo, una vez nombrado dicho profesional, la referida Unidad, deberá coordinar con el Tribunal de Cuentas la planificación de su actividad, de conformidad con lo establecido en la mencionada norma.

3.4.2.6 Seguros de caución de fidelidad

Se recomienda mantener actualizados los seguros de caución de fidelidad y asignar a un funcionario responsable del control y de la actualización de todos los seguros (altas y bajas de vehículos, personal que maneja valores, bienes de las Juntas Locales, edificios, etc.).

3.4.2.7 Conciliaciones bancarias

Se considera conveniente realizar al menos una conciliación al cierre de cada mes de la totalidad de las cuentas bancarias, aún cuando no tengan movimientos, archivarlas de manera ordenada y revisarlas por funcionario de mayor nivel jerárquico.

3.4.2.8 Ingresos de origen nacional

Es aconsejable realizar conciliaciones periódicas respecto a los recursos de origen nacional con información obtenida del SIIF y, de ser posible, informar al Ministerio de Economía y Finanzas una única cuenta bancaria para que sean depositadas las partidas. Esto facilitaría la individualiza­ción de las partidas recibidas por este concepto.

3.4.2.9 Arrendamientos

Para todos los arrendamientos se deberá considerar el cumplimiento del Artículo 37 del T.O.C.A.F.. Si el monto anual supera tres veces la contra­tación directa, se deben realizar las publicaciones que correspondan según el Artículo 50 del T.O.C.A.F..

3.4.2.10 Garantías de mantenimiento de oferta y de cumplimiento de contrato

Sería aconsejable que en el expediente electrónico el Departamento de Hacienda deje constancia del cálculo realizado y del importe correspondien­te a la garantía de cumplimiento de contratos. En cuanto a la garantía de mantenimiento de oferta, a pesar de que el pliego no la establezca expresa­mente, debe realizarse siempre que se supere el tope de la licitación abreviada establecido en el Numeral 1 del Artículo 33 del T.O.C.A.F..

3.4.3 Recomendaciones del Ejercicio

Se reiteran las recomendaciones señaladas en el punto 3.4.2. y se agregan las siguientes, en relación a las debilidades de control interno detectadas en el proceso de la auditoria:

3.4.3.1. Detalle de las Obligaciones Presupuestales impagas y Conciliacio­nes respectivas

De acuerdo con el Instructivo de Rendición de Cuentas, el detalle de las obligaciones presupuestales impagas discriminadas por año debe coincidir con el monto de las deudas expuestas en el Estado de Evolución de las Obligaciones Presupuestales Impagas.

Asimismo, se deberán adjuntar las certificaciones de los organismos públi­cos con el detalle de las deudas y las conciliaciones respectivas en los casos que corresponda.

3.4.3.2 Convenios

Se recomienda realizar el  seguimiento de los convenios por facilidades de pago y de los .convenios particulares por Código Tributario..

Se aconseja además que el sistema automáticamente haga caducar el convenio  cuando no se cumplan las condiciones impuestas por el mismo a fin de dar cumplimiento a la normativa de caducidad.

Montevideo, 17 de setiembre de 2008."

 

RESOLUCIÓN J.D.F. Nº 77/2009

DESCRIPCIÓN:    Aprobación de las Rendiciones de Cuentas de la Intendencia Municipal , Ejercicios 2006 y  2007.-

APROBACIÓN:   06 de noviembre de 2009

ACTA: 109/09

EXPEDIENTE: IMF Of.Nº 736/08- -JDF Lº97 Fº 140.-

 

 

En sesión de la fecha, y por mayoría de miembros presentes (16 en 29 Ediles), se aprobó la siguiente resolución:

 

Visto: los dictamenes del Tribunal de Cuentas de la República respecto a las Rendiciiones de Cuentas de la Intendencia Municipal de Florida para los ejercicios 2006 y 2007, emitidos con fechas 8 de noviembre de 2007 y  9 e octubre de 2008, respectivamente.

Considerando: I) que las mismas presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes de acuerdo a las normas legales y presupuestales aplicables, la ejecución presupuestal con relación a los créditos y a los recursos, el resultado del Ejercicio y el resultado acumulado al 31 de diciembre de 2006 y 2007, respectivamente.-

                       II) que  se comparten las observaciones del organismo de contralor, así como la acción de la Intendencia Municipal en dar cumplimiento a algunas de las recomendaciones realizadas en las anteriores rendiciones,

Atento: A lo precedentemente expuesto;

LA JUNTA DEPARTAMENTAL DE FLORIDA,

R E S U E L V E:

.- Apruébanse las Rendiciones de Cuentas de la Intendencia Municipal Ejercicios 2006 y 2007, encomendando a la misma a dar cumplimiento de las disposiciones legales observadas por el Tribunal de Cuentas en sus respectivos dictamenes.-

.- Comuníquese a la Intendencia Municipal y Tribunal de Cuentas.-

 

Sala de Sesiones en Mendoza Chico, a los seis días del mes de noviembre de dos mil nueve.-

Fdo: JACQUELINE DÁRDANO, Presidenta; ALÉXIS A. PÉREZ, Secretario

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