DICTAMEN DEL TRIBUNAL DE CUENTAS DE LA REPUBLICA SOBRE RENDICION DE CUENTAS Y BALANCE PRESUPUESTAL DE LA INTENDENCIA MUNICIPAL DE FLORIDA CORRESPONDIENTE AL EJERCICO 2005.-

Cúmpleme transcribir a Ud. Dictamen del Tribunal de Cuentas de la Républica respecto a la Rendición de Cuentas y Balance Presupuestal de la Intendencia Municipal de Florida año 2005.-

A estudio: Comisión de Hacienda.-

“Montevideo, 14 de setiembre de 2006.

Carp. Nº 210614 Of. Nº 5975/06.

Transcribo la Resolución adoptada por este Tribunal, en su acuerdo de fecha 13 de setiembre de 2006; y adjunto el respectivo Dictamen e Informe a la Administración:

"VISTO: que este Tribunal ha examinado la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuesta! de la intendencia Municipal de Florida correspondiente al Ejercicio 2005;

RESULTANDO: que el examen se efectuó de acuerdo con Normas de Auditoría emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI);

CONSIDERANDO: que las conclusiones y evidencias obtenidas son las que se expresan en el Informe de Auditoría, que incluye Dictamen e Informe a la Administración;

ATENTO: a lo dispuesto por el Artículo 211 Literal C) de la Constitución de la República;

EL TRIBUNAL ACUERDA

1)         Emitir su Dictamen Constitucional respecto a la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Intendencia Municipal de Florida correspondiente al Ejercicio 2005, en los términos del Informe de Auditoría que se adjunta;

2)         Comunicar la presente Resolución a la Junta Departamental, a la Intendencia Municipal de Florida y a la Contadora Delegada;

3)         Dar cuenta a la Asamblea General; y

4)         Oficiar al Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente y al Banco de Previsión Social."

Saludo a Usted atentamente, (Fdo) Esc. Elizabeth M. Castro Secretario General.

DICTAMEN

El Tribunal de Cuentas ha examinado la Rendición de Cuentas y el Balance de Ejecución Presupuestal de la Intendencia Municipal de Florida correspondiente al Ejercicio 2005 que incluye los siguientes estados demostrativos: ejecución presupuestal con relación a los créditos y a los recursos, resultado del ejercicio, resultado acumulado y otros estados complementarios.

Toda la información incluida en dicho documento representa las afirmaciones del Ejecutivo Comunal. La responsabilidad del Tribunal de Cuentas es expresar una opinión sobre dicha Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal y establecer de acuerdo a lo dispuesto por el Articulo 211 Literales C) y E) de la Constitución de la República, en caso que corresponda, los hallazgos realizados en el curso de la auditoría con relación al cumplimiento de las normas vigentes.

Excepto por lo que se indica en el párrafo siguiente, el examen fue realizado de acuerdo con normas de auditoría emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). Esas normas requieren que se planifique y se realice la auditoría para obtener seguridad razonable acerca de si los estados contables están libres de errores significativos. Una auditoría incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que respalda los importes y las revelaciones en los estados contables y evaluar tanto las normas contables utilizadas y las estimaciones significativas efectuadas por la Dirección, como la presentación de los estados contables en su conjunto. El Tribunal de Cuentas considera que el examen realizado ofrece una base razonable para emitir una opinión.

La Intendencia Municipal mantiene una deuda con UTE que según sus registros asciende a $ 89:659.018.-. No obstante el Ente con fecha 28/12/04 inició acciones judiciales incluyendo multas y recargos generados y pendientes de facturar al 31/12/04, por un importe de $ 230:412.488.- e informó que el saldo al 31/12/05 era de $ 263:786.788.-. La Intendencia Municipal interpuso recurso de revocación con fecha 5 de mayo de 2005. Se realizaron conciliaciones de saldos con el objeto de firmar un Convenio entre la Intendencia Municipal y UTE, hecho que a la fecha no se ha concretado.

En opinión del Tribunal de Cuentas, excepto por aquellos ajustes que pudieran corresponder por lo expresado en el párrafo anterior, los estados mencionados presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, de acuerdo a normas legales y presupuéstales aplicables, el resultado del Ejercicio 2005, el resultado acumulado al 31/12/05 y la ejecución presupuestal del ejercicio.

            Con relación al cumplimiento de las disposiciones legales que fueron objeto de examen y en aplicación a lo dispuesto por el artículo 211 literales C) y E) de la Constitución de la República, en opinión del Tribunal de Cuentas no se ha dado cumplimiento a las siguientes normas:

1)         Artículo 225 de la Constitución de la República, Ordenanza N° 71 y

Resolución de este Tribunal de 01/07/98:   En cuanto al trámite seguido para el  levantamiento de  las observaciones  efectuadas  por este  Cuerpo a  la Modificación Presupuestal 2004-2005, el mismo no se ajustó a lo dispuesto en la citada norma constitucional en cuanto se aplicó dicha Modificación sin haber culminado ésta el referido procedimiento.

2)         Artículo 114 del TOCAF: En el arqueo de caja de la Tesorería Municipal al31/12/05, hay vales por adelanto de dinero y comprobantes pendientes de descargo con una antigüedad superior a la establecida en esta norma.

3)         Artículo 81 Ley N° 16.237: No se ha realizado el aporte patronal del 1% al Fondo Nacional de Vivienda.

4)         Artículos 14, 33, 40 del TOCAF.  El procedimiento de compras en algunos casos no se ajusta a lo dispuesto por las mencionadas normas.

5)         Artículo 90 Numeral 3) del TOCAF. La Contaduría Municipal no informa respecto a la disponibilidad presupuestal, en forma previa a los actos que generan compromisos.

6)         Artículos 13, 28, 32, 75 y 114 del TOCAF. El sistema devales por adelanto de dinero utilizado por la Intendencia Municipal no se ajusta a lo dispuesto por las normas citadas.

7)         Articulo 157 de la Ley N° 16.713. Los viáticos no sujetos a rendición de cuentas, abonados al personal de la Intendencia durante el Ejercicio, no fueron considerados como materia gravada a efectos de realizar los aportes al BPS.

8)         Ordenanza N° 81 del Tribunal de Cuentas.  No se presentaron los estadoscontables exigidos por la citada norma.

9)         Artículo 94 Numeral 6) del TOCAF: Si bien desde el Ejercicio 2003 se creó la Unidad de Auditoria Interna en la actualidad no está en funcionamiento. Este

hecho impide el cumplimiento de lo dispuesto por esta norma.

Durante el Ejercicio se observaron gastos, los que fueron reiterados por el Ordenador y puestos en conocimiento de la Junta Departamental oportunamente, por los siguientes motivos: Artículo 211 Literal B) de la Constitución de la República, Artículos 164 y 178 de la Ley N° 16.713, Artículo 15 de la Ley N° 16.462, Artículo 270 de la Ley N° 17.296, Decreto N° 388/92 del Poder Ejecutivo y Artículos 13, 14, 15, 25, 26, 33, 90 y 101 del TOCAF.

Montevideo, 06 de setiembre de 2006. (Fdo). Esc. Elizabeth M. Castro Secretario General

INFORME A LA ADMINISTRACIÓN

El Tribunal de Cuentas ha examinado )a Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal correspondiente al Ejercicio 2005 y ha emitido su correspondiente Dictamen.

Como consecuencia del examen practicado, se incluyen en este Informe comentarios que se han entendido conveniente exponer, relacionados a la situación de determinados capítulos y rubros de los Estados examinados, obligaciones a cumplir, así como recomendaciones que deberá atender el Organismo. Se incluye además una evaluación de la forma de cumplimiento de las recomendaciones presentadas en el informe de auditoría anterior.

3.1)       Hechos que motivan salvedad al Dictamen

3.1.1) Deuda con UTE

Al 31/12/05, según los registros de la Intendencia, la deuda con el mencionado Organismo asciende a $ 89:659.018.-. En esta oportunidad UTE informa un saldo de $ 263:786.788.-, señalando que el 28/12/04 se iniciaron acciones judiciales incluyendo, en el importe reclamado, multas y recargos generados y pendientes de facturar al 31/12/04. La Comuna interpuso recurso de revocación con fecha 05/05/05. Hasta la fecha se realizaron gestiones para firmar un Convenio IMF-UTE que no se ha concretado.

3.2)       Hechos que no afectan la opinión a los estados contables

3.2.1) Juicios contra la Intendencia Municipal

No se incluyen en el déficit acumulado al 31/12/05, las eventuales erogaciones que puedan resultar de los juicios en trámite, que, de acuerdo a los montos aportados por la Comuna totalizan $ 1:839.017.-y U$S 148.000.-

3.3) Recomendaciones

3.3.1) Recomendaciones del Ejercicio anterior no cumplidas

3.3.1.1) Antigüedad de comprobantes pendientes de descargo

El saldo de disponibilidades incluye un importe de $ 499.570.- por los conceptos de "Vales por Adelanto de Dinero" y "Comprobantes Pendientes de Descargo" que tienen una antigüedad superior a la permitida, por el Artículo 114 del TOCAF y que, en algunos casos, alcanza los tres años.

La Intendencia deberá ajustar los plazos de las Rendiciones de Cuentas de los "Vales por Adelantos de Dinero" y los "Comprobantes Pendientes de Descargo", de acuerdo a lo dispuesto por dicho Artículo 114, el cual establece que "ninguna suma podrá permanecer sin rendir cuenta durante más de dos meses posteriores al mes en que fue recibida".

3.3.1.2) Comprobantes pendientes de registración que integran el saldo de disponibilidades

De acuerdo al documento presentado, existía al cierre del Ejercicio un importe de $ 2:655.061.- correspondiente a "Vales por Adelantos de Dinero" y "Comprobantes Pendientes de Descargo", integrando el saldo de las disponibilidades al 31/12/05 (18% del saldo). Estos gastos no fueron incluidos en los Ejercicios en que los mismos fueron ejecutados. Se recomienda que al cierre de cada Ejercicio, en aplicación de principios de buena administración, se disponga por parte de la Contaduría Municipal, la rendición de cuentas de cada una de las partidas que integran dichos conceptos, para efectuar las imputaciones que pudieran corresponder y reflejar las disponibilidades reales a esa fecha.

 3.3.1.3)            Excesos de gastos

No obstante haber utilizado el mecanismo de trasposición durante el Ejercicio, se produjeron excesos por un monto de $ 134:032.065.-, lo que representa un 42% de la recaudación, por haberse ejecutado partidas sin asignación presupuesta! suficiente.

La Intendencia deberá ajustarse a los créditos presupuéstales aprobados y efectuar las correcciones que fueran necesarias en la próxima instancia presupuestal.

3.3.1.4) Aporte al FNV

En el año 2005 no se ha cumplido con lo dispuesto por el Articulo 81 de la Ley N° 16.237. La Intendencia deberá abonar al Banco Hipotecario del Uruguay los aportes adeudados al Fondo Nacional de Vivienda, desde el año 1998 al 2005 por $ 8:396.829.-. Esta situación se regulariza a partir del Ejercicio 2006.

3.3.1.5) Inventario de bienes de uso

De acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 85 del TOCAF, deberá mantenerse un registro permanente de los bienes de uso que integran el patrimonio de la Intendencia.

3.3.1.6) Arrendamientos de obra

Existen varias empresas unipersonales contratadas por esa Intendencia en régimen de arrendamiento de obra. Dichos contratos, por sus características, encuadran en el concepto legal de arrendamiento de servicios, debiéndose efectuar las contrataciones de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 33 del TOCAF. En consecuencia, para realizar la selección del contratante, debe utilizarse el procedimiento competitivo correspondiente conforme al monto anual de la contratación en su totalidad.

 3.3.1.7) Proceso de compras

Durante el Ejercicio 2005, se adoptaron determinadas medidas para corregir las deficiencias incluidas en el Informe de este Tribunal de fecha 7/9/05, relativo a la Auditoría efectuada por este Cuerpo, a solicitud de la Junta Departamental, sobre las compras realizadas durante el Ejercicio 2004 en las unidades Secretaría General y Servicios Varios. No obstante, se deberá continuar implementando los ajustes necesarios tendientes a subsanar la totalidad de dichas deficiencias.

En la citada auditoría respecto a proceso de compras se señalaron las siguientes conclusiones:

* No se cumple con el procedimiento de compras establecido en el Artículo 33 del TOCAF

* No se adoptaron medidas para contratar todos los suministros o servicios por grupos de artículos o servicios del mismo ramo o comercio, dando lugar al fraccionamiento del gasto, incumpliendo lo establecido en el Artículo 40 del TOCAF

* No se da cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 14 del TOCAF al no dictarse el acto administrativo que ordene el gasto, constando exclusivamente la autorización para iniciar el procedimiento de compra.

* La Contaduría no informa, previamente a los actos que generan compromisos, con respecto a la disponibilidad de crédito, de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 90 Numeral 3) del TOCAF

* La "Orden de Compra" que confecciona la División Abastecimientos, en realidad es una orden de pago dada la oportunidad de su emisión, que cumple con todos los requisitos establecidos en el Artículo 23 del TOCAF y es, en base a esta documentación, que se confecciona la "Relación de Pagos".

 * Se detectaron fallas en el sistema de control interno, relativas al proceso de compras tales como: compras por un importe superior al originalmente contratado sin alterar las unidades físicas, constatándose en algunos casos, que la documentación respaldante no cumplía con lo establecido por las normas dictadas por la Dirección General Impositiva, etc.

3.3.1.8) Vales por adelanto de dinero

En lo relativo a este concepto se mantuvieron, durante el ejercicio, las deficiencias señaladas en la referida auditoría, destacándose al respecto:

* Las funciones de ordenador son desempeñadas por quien no cumple con lo dispuesto en el Artículo 28 del TOCAF, lo que conlleva a responsabilidad de acuerdo a lo establecido en el Artículo 32 del TOCAF.

* La Tesorería Municipal no cumple con lo establecido en el Artículo 75 del TOCAF, al dar trámite a adelantos de dinero sin la intervención del Contador Delegado.

* No se da cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 114 del TOCAF, en lo referente al plazo de rendición de cuentas de las partidas otorgadas.

En oportunidad de las actuaciones practicadas en el Ejercicio 2006 se constató que la Intendencia se encuentra abocada a subsanar las deficiencias señaladas.

3.3.1.9) Viáticos

La Intendencia deberá efectuar al BPS los aportes correspondientes a las partidas abonadas al personal en el Ejercicio 2005, por concepto de viáticos no sujetos a rendición de cuentas, las que ascendieron a $ 5:314.041.-, y que no fueron consideradas como materia gravada a efectos de realizar los aportes respectivos. Dicha situación se regularizó a partir del Ejercicio 2006.

 3.3.1.10)          Fondos Extra-presupuestales

 * La Comuna deberá registrar como extra presupuesto solamente gastos que tengan una contrapartida de ingreso no prevista presupuestalmente. Los restantes, estén o no previstos, deben considerarse dentro de la ejecución presupuestal. Asimismo los saldos correspondientes a convenios y acreedores financieros, deben estar incluidos en los estados respectivos, eliminándolos del estado de fondos extrapresupuestales.

* En el cuadro de resultado acumulado, se expone dentro del Pasivo el concepto de "Extrapresupuesto a pagar" con un saldo acreedor de

$ 6:366.059.-, cuando lo que corresponde es expresarlo dentro del Activo como "extrapresupuesto a cobrar" por el mismo importe deudor.

* En el estado de evolución de fondos extrapresupuestales figura el contrato por concepto de leasing firmado el 09/06/99 con MTOP/Leasing Manrevide, con un saldo a cobrar por $ 10:614.744,93. Dicho concepto no es un fondo extrapresupuestal, por lo que la Intendencia deberá registrar como ingresos presupuestales de cada Ejercicio, los importes que el MTOP le retiene en oportunidad de remitirles otros ingresos y como gastos de cada Ejercicio las cuotas correspondientes al contrato de leasing del año, como pagas o incluirlas en obligaciones presupuéstales impagas. Asimismo deberá conciliar con el MTOP los saldos correspondientes y efectuar las compensaciones respectivas, a efectos de que los estados presenten correctamente la información.

3.3.1.11)           Ordenanza N° 81 del Tribunal de Cuentas

De acuerdo a lo establecido en la Ordenanza 81 de este Tribunal, la Intendencia Municipal deberá presentar los Estados Contables establecidos en el Artículo 13 de la mencionada Ordenanza, dentro de los noventa días siguientes al cierre del Ejercicio.

3.3.1.12) Auditoría Interna

Si bien se ha modificado el Organigrama de la Comuna creándose la Oficina de Auditoría Interna dependiente directamente del Señor Intendente Municipal, en la actualidad no existe auditor designado.

Dicha Unidad de Auditoría Interna deberá estar a cargo de un Contador Público con formación y experiencia en la materia, a efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto por el Artículo 94 del TOCAF. Asimismo, una vez nombrado dicho profesional, la referida Unidad, deberá coordinar con el Tribunal de Cuentas la planificación de su actividad, de conformidad con lo establecido en la mencionada norma.

3.3.2) Recomendaciones del Ejercicio

Se reiteran las recomendaciones señaladas en el punto 3.3.1 y se agrega la siguiente:

3.3.2.1) Manejo de fondos

En cumplimiento de lo dispuesto por el Artículo 102 del TOCAF, se efectuó el 08/12/05 un arqueo en la Tesorería Municipal, oportunidad en la que se realizó una evaluación del control interno existente en el manejo de fondos, del cual resulta la necesidad de regularizar la falta de reglamentación respecto al manejo de fondos por parte de las Juntas Locales y su vinculación con la Tesorería Municipal.

Se deberá, por parte de esa Comuna, establecer los mecanismos necesarios a efectos de dar cumplimiento con lo establecido en las normas citadas y mejorar los procedimientos señalados relativos al control interno.

Montevideo, 06 de setiembre de 2006.

(Fdo) Esc. Elizabeth M Castro Secretario General.”

RESOLUCION J.D.F.:10/2007

DESCRIPCION: APROBACION DE RENDICION DE CUENTAS DE LA INTENDENCIA MUNICIPAL, EJERCICIO 2005

APROBACION: 02/03/07

ACTA: 42/07

EXPEDIENTE: I.M.F. Nº 263/06- J.D.F. Lº 7 Fº 16

Ref: IMF Of. 263/06- -JDF Lº 7 Fº 16.- Aprobación de Rendición de Cuentas de la Intendencia Municipal, Ejercicio 2005.-

 En sesión de la fecha, y por mayoría de miembros presentes (16 en 31 Ediles), se aprobó la siguiente resolución:

Visto: el dictamen del Tribunal de Cuentas de la República respecto a la Rendición de Cuentas de la Intendencia Municipal de Florida para el ejercicio 2005, emitido con fecha 13 de setiembre de 2006.

Considerando: I) que deberá evaluarse que la mencionada rendición abarca un período con la actuación de diferentes autoridades departamentales.

                         II)  que si bien sería razonable un análisis detallado de cada una de las gestiones, eso es materialmente imposible por lo cual deberá considerarse como una unidad la gestión 2005, cuando la realidad muestra lo contrario. 

                       III) se comparten las observaciones del organismo de contralor, muchas de las cuales se han regularizado en el correr del año pasado.

Atento: A lo precedentemente expuesto;

LA JUNTA DEPARTAMENTAL DE FLORIDA,

R E S U E L V E:

1º.- HÁGASE lugar a las observaciones del Tribunal de Cuentas formuladas en el dictamen emitido con fecha 13 de setiembre de 2006, atento a que se han adoptado medidas internas para subsanar las mismas.-

2º.- En mérito de lo anteriormente expuesto, apruébase la citada Rendición.

3º.- Comuníquese a la Intendencia Municipal y Tribunal de Cuentas.-

Sala de Sesiones “Gral. José Artigas”, en Florida, a los dos días del mes de marzo de dos mil siete.-

(Fdo.) MTRA. SOCORRO FRANQUINI LABANDEIRA, Presidenta; ALEXIS A. PEREZ, Secretario.-

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