DICTAMEN DEL TRIBUNAL DE CUENTAS RELATIVO A LA RENDICION DE CUENTAS DEL ORGANISMO DEL AÑO 2009.-

Carpeta Nº 227574 – JDF Lº 11 Fº 102

"VISTO: que este Tribunal ha examinado la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Junta Departamental de Florida, correspondiente al ejercicio 2009;

RESULTANDO: que el examen se efectuó de acuerdo con Normas de Auditoría emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI).

CONSIDERANDO: que las conclusiones y evidencias obtenidas son las que se expresan en el Informe de Auditoría, que incluye Dictamen e Informe a la Administración;

ATENTO: a lo dispuesto por el Artículo 211 Literal C) de la Constitución de la República;

EL TRIBUNAL ACUERDA

1) Emitir su Dictamen constitucional respecto a la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Junta Departamental de Florida, correspondiente al Ejercicio 2009, en los términos del Informe de Auditoría que se adjunta.

2) Comunicar  la  presente   Resolución   a   la  Junta   Departamental,   a  la Intendencia y a la Contadora Delegada en la Junta Departamental.

3) Dar cuenta a la Asamblea General".

DICTAMEN

El Tribunal de Cuentas ha examinado la Rendición de Cuentas y el Balance de Ejecución Presupuestal de la Junta Departamental de Florida (JDF), correspondiente al Ejercicio 2009, que incluye los siguientes Estados: de ejecución presupuestal con relación a los créditos, de evolución de las obligaciones presupuéstales impagas, de fondos indisponibles y otros estados complementarios.

El Tribunal de Cuentas también ha auditado el cumplimiento por parte de la Junta Departamental de la normativa vigente relacionada con los estados objeto de examen.

Responsabilidad de la Junta Departamental

La Junta Departamental es responsable por la preparación y la razonable presentación de estos estados, de acuerdo con la normativa vigente y con la Resolución de este Tribunal de fecha 28/01/04. Esta responsabilidad incluye diseñar, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para la preparación y presentación razonable de estos estados que estén libres de errores significativos, ya sea debido a fraude o error, y seleccionar y aplicar

políticas contables apropiadas.

Responsabilidad del Auditor

La responsabilidad del Tribunal de Cuentas es expresar una opinión sobre dichos estados contables basada en la auditoría realizada. El examen fue realizado de acuerdo con normas de auditoría emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). Esas normas requieren que se planifique y se realice la auditoria para obtener seguridad razonable acerca de sí los estados contables están libres de errores significativos.

Una auditoría implica realizar procedimientos para obtener evidencia acerca de los montos contables. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio profesional, incluyen la evaluación de los riesgos de existencia de errores significativos en los estados, ya sea debido a fraude o error. Al efectuar la evaluación de riesgo, el Auditor considera los aspectos de control interno de la entidad relevantes para la preparación y presentación razonable de los estados, con el fin de diseñar los procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión acerca de la eficacia del control interno de la entidad. Una auditoría también implica evaluar lo apropiado de las políticas contables utilizadas y la presentación general de los estados financieros.

Se considera que la evidencia de auditoría obtenida brinda una base suficiente y apropiada para sustentar la opinión.

Base para la calificación de opinión

No se expuso adecuadamente la adquisición de un vehículo nuevo durante el ejercicio por $ 454.721.-, habiéndose apartado de lo establecido en el Artículo. 20 del TOCAR

Opinión con salvedad

En opinión del Tribunal de Cuentas, excepto por lo señalado en el párrafo anterior, los estados mencionados presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la ejecución presupuestal del ejercicio 2009, la evolución de las obligaciones presupuéstales impagas y de los fondos indisponibles, de acuerdo a las normas establecidas en el TOCAF y la Resolución de este Tribunal, de fecha 28/01/04.

Con relación al cumplimiento de las disposiciones legales que fueron objeto de examen y en aplicación a lo dispuesto por el Artículo 211 Literales C) y E) de la Constitución de la República, en opinión del Tribunal de Cuentas no se ha dado cumplimiento a las siguientes normas:

1. Artículo 295 de la Constitución de la República y Resolución del Tribunal de Cuentas de 28/11/2000. En el Dictamen de este Tribunal, correspondiente a la Modificación Presupuestal para los Ejercicios 2008-2010 de la Junta, se observó la reglamentación de viáticos para los señores Ediles contenida en los Artículos 4, 5 y 6 de la Resolución N° 9/93, por no ajustarse a lo establecido en la Resolución de este Tribunal, de fecha 28/11/00. En la mencionada Resolución N° 9/93 se establece la presentación de declaración jurada respecto a los gastos de combustibles en que incurran los señores Ediles para concurrir a Sesiones de la Junta y de sus comisiones, en tanto la Resolución de este Tribunal requiere la rendición de cuentas documentada. Asimismo, se observó el Artículo 6 Literal B) de la Resolución N° 23/93, que regula la participación de los Señores Ediles en Congresos Nacionales, por no prever la presentación de rendición de cuentas documentada. Además, se observó la Resolución N° 46/05 modificativa de la Resolución 20/95, relativa a los traslados de los Señores Ediles por no exigirse la declaración de misión oficial por parte de la Junta o la Presidencia de la misma, sino que es el mismo Edil el que califica sus traslados como "misión oficial", concurriendo al "destino que el Edil entienda necesario llegar". Dichas observaciones no fueron aceptadas por la Junta en esa oportunidad, remitiéndose los antecedentes a la Asamblea General, a los efectos previstos en el Artículo 225 de la Constitución de la República. Posteriormente, se comunica la sanción del presupuesto, en razón de que la Asamblea General no resolvió las discrepancias dentro de los plazos constitucionales. Las mencionadas partidas se ejecutaron durante el Ejercicio 2009.

2.  Artículo 77 del TOCAF y Resolución del Presidente de la Junta Departamental de Florida, de fecha 13/03/08: No se aplican correctamente las disposiciones contenidas en las normas referidas al sistema de pago mediante la modalidad de "Caja Chica".

3.  Resolución de la Junta Departamental de Florida: No se dio cumplimiento con lo dispuesto por dicha Resolución, que establece la forma y los porcentajes de liquidación del "Quebranto de Caja" para tos funcionarios que manejan fondos en la Tesorería de la Junta Departamental.

4. Durante el Ejercicio 2009 se observaron gastos por parte de este Tribunal, que fueron reiterados por el Ordenador competente, por incumplir los Artículos 15 del TOCAF y 19 de la Ley N° 9.515.

INFORME A LA ADMINISTRACIÓN

El Tribunal de Cuentas ha examinado la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Junta Departamental de Florida, correspondiente al Ejercicio 2009 y ha emitido su correspondiente Dictamen. Como consecuencia del examen practicado, se incluyen en este informe comentarios que se ha entendido conveniente exponer, relacionados a la situación de determinados capítulos y rubros de los Estados examinados, obligaciones a cumplir, asi como recomendaciones que deberá atender el Organismo. Se incluye además una evaluación de la forma de cumplimiento de las recomendaciones presentadas en el informe de auditoría correspondiente al ejercicio anterior.

3.1. Situación en materia de fondos

En base a los estados incluidos en la Rendición de Cuentas se elaboró un resumen de la situación en materia de fondos de la Junta Departamental con relación a la Intendencia;

Disponibilidades 
$ 1:199.816.-
Menos:  
Indisponibles
$ 368.258.-
Obligaciones Presupuéstales Impagas
$ 2:272.081.-
Saldo a favor de la Junta 
$ 1:440.523.-

3.2. Hechos que afectan la opinión sobre los estados

3.2.1 Salvedades respecto a la ejecución presupuestal y al movimiento de fondos y valores

3.2.1.1 Contabilización de la adquisición de un vehículo

En el Ejercicio 2008 se había realizado una imputación de gasto por este concepto, por $ 330.000.- que quedó expuesta como obligación presupuestal impaga al cierre de dicho Ejercicio.

En el Ejercicio 2009 se adquirió un vehículo nuevo en $ 454.721.-, por el que, como parte del pago, se entregó un vehículo usado valuado en $ 230.850.-.

Esta operación se registró desafectando $ 109.992.- del Objeto 3.5.3 "Otros Vehículos Automóviles", en el estado de ejecución presupuestal, con relación a los créditos.

La contabilizacion no fue correcta ya que la Junta Departamental debió registrar la adquisición del vehículo en el ejercicio en que efectivamente se incorporó el bien,  tal como lo establece el Artículo 20 del TOCAF y como ingreso extraordinario la venta de la unidad usada.

3.2.1.2 Exposición en el estado de movimientos de fondos y valores

En el estado de movimiento de fondos y valores se expone un egreso de $ 454.721.-, por concepto de "Adquisición de vehículo", que incluye $ 3.863.-,

por concepto de diferencia de cambio, gastos de timbres y tasas. Asimismo, en los "Egresos presupuéstales" se  incluyen  los  pagos de  las obligaciones presupuéstales de ejercicios anteriores por $ 946.907.- entre los que están comprendidos los $ 330.000.- imputados en 2008.

La situación expuesta referente a la adquisición también afectó la presentación de este estado, el que no esta correctamente formulado.

3.3 Incumplimientos de normas

Con relación a los incumplimientos de normas legales, que ya fueran señalados en el Dictamen, corresponde efectuar las siguientes precisiones:

3.3.1. Artículo 77 del TOCAF y Resolución del Presidente de la Junta Departamental de Florida, de fecha 13/03/08

La Junta Departamental ha creado por Oficio N° 81/85, de fecha 09/04/85, un fondo denominado "Caja Chica", el cual fue ampliado por Resolución, de fecha 13/03/08 a un importe de $ 20.000.-. No obstante, en varias oportunidades este monto fue superior al establecido por la mencionada resolución.

3.3.2. Resolución N- 62/05 (Quebranto de Caja)

La Resolución de la Junta Departamental de Florida N° 62/2005, que reglamenta la Resolución JDF Ne 31/86, establece que "el Quebranto de Caja se liquidará en un 60% a favor del funcionario que desempeñe las tareas de Tesorero y en un 40% a favor de el o los restantes funcionarios que se desempeñen en Tesorería". En marzo de 2009, y sin que fuera resuelto expresamente por la Junta, un funcionario que se desempeñaba en la Tesorería pasó a realizar las tareas inherentes al cargo de Tesorero, al quedar vacante dicho cargo por haberse el titular acogido al retiro incentivado. A este funcionario se le abona el 100 % de la partida correspondiente al quebranto de caja, sin que exista una resolución expresa que lo habilite o que modifique el sistema de liquidación del quebranto de caja establecido por las resoluciones citadas precedentemente.

3.3.3.   Donaciones

La Junta Departamental efectuó donaciones y participó de auspicios publicitarios, actividades no comprendidas dentro de las competencias de las Juntas Departamentales, incumpliendo con lo dispuesto en el Artículo 19 de la LeyNQ 9.515.

3.3.4.   Excesos de gastos

Se produjeron excesos de gastos con relación a los créditos presupuéstales vigentes, no dándose cumplimiento a lo establecido por el Artículo 15 del TOCAR

3.4.Control Interno

Con respecto a la evaluación del sistema de control interno corresponde formular las siguientes consideraciones:

3.4.1. Se han abonado viáticos por montos distintos a los fijados por las Resoluciones de la Junta Departamental de Florida N° 23/93 y 28/07.

3.4.2.   Existe un contrato de función pública de un asesor letrado del Organismo que al 31/12/09 se encontraba vencido.

3.4.3.   Durante el Ejercicio se realizaron retenciones a las remuneraciones por pagos a ANDA, sin verificar la correspondiente autorización del funcionario.

3.4.4.   Se omitió comunicar al Tribunal de Cuentas una trasposición realizada al cierre del Ejercicio 2009, por un importe de $20.000.-.

3.5. Recomendaciones

3.5.1    Recomendaciones de ejercicios anteriores cumplidas

Artículo 211 Literal B) de la Constitución de la República y Artículo 75 del TOCAF

A partir del segundo semestre del año 2009 se intervienen los vales y adelantos de dinero, cumpliéndose con lo establecido en las referidas normas.

3.5.2    Recomendaciones de ejercicios anteriores no cumplidas

3.5.2.1.   Partidas percibidas por los Ediles

A efectos de verificar el cumplimiento de lo preceptuado por el artículo 295 de la Constitución de la República, en cuanto al carácter honorario de la función de Edil, la Junta Departamental deberá ajustarse a lo dispuesto por ia Resolución de este Tribunal de 28 de noviembre de 2000.

3.5.2.2. Artículo 15 del TOCAF

Para evitar comprometer gastos sin que exista crédito suficiente, se debe tener presente la disponibilidad del objeto en oportunidad de autorizarse los mismos, arbitrando el mecanismo de trasposición en caso de que sea necesario.

3.5.2.3. Donaciones

En el Ejercicio 2009 la Junta Departamental realizó donaciones por $ 58.835.-, incumpliendo lo establecido en el Artículo 19 de la Ley N9 9.515.

3.5.3. Recomendaciones del ejercicio

Se  reiteran las  recomendaciones de  Ejercicios anteriores que no fueron cumplidas y se agregan  las siguientes:

3.5.3.1. Artículo 77 del TOCAF y Resolución de la Junta Departamental de Florida, de fecha 13/03/08

El monto de caja chica debe ajustarse a lo establecido oportunamente o, en su caso, modificarse por resolución del ordenador competente.

3.5.3.2. Resoluciones Junta Departamental de Florida N° 67/95 y 62/05

Las liquidaciones de la partida correspondiente a quebranto de Caja deben ajustarse a lo dispuesto por la norma que las regula.

3.5.3.4. Recomendaciones respecto al Control Interno

Se   deben establecer procedimientos que permitan subsanar las debilidades del sistema de control interno señaladas en el párrafo 3.4.

Montevideo, 20 de julio de 2010

 

(Fdo). Elizabeth M. Castro, Secretaria General”.-

 

RESOLUCIÓN J.D.F. Nº 03/2011

DESCRIPCIÓN:  Apruébase la Rendición de Cuentas y Balance Presupuestal del Ejercicio 2009 del Organismo.

APROBACIÓN:  25 de febrero de 2011

ACTA:  14/11

En sesión de la fecha, y por unanimidad de miembros presentes ( 31 Ediles), se aprobó la siguiente resolución:

VISTO: el dictamen del Tribunal de Cuentas de la República sobre la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de este Organismo correspondiente al ejercicio 2009.

RESULTANDO: que el mencionado dictamen, amén de comentarios y recomendaciones que se tendrán en cuenta, establece que no se dieron cumplimiento a las siguientes normas:

1) Artículo 295 de la Constitución de la República y Resolución del Tribunal de Cuentas de 28/11/2000. Esta Resolución establece los extremos que deben controlarse en oportunidad de la intervención de partidas de los señores Ediles, en cuanto preceptúa que “los cargos de miembros de Juntas Departamentales y Juntas Locales serán honorarios”.

2) Artículo 77 del TOCAF y Resolución del Presidente de la Junta Departamental de Florida de fecha 13/3/2008. Entiende el Tribunal de Cuentas, que no se aplican correctamente las disposiciones contenidas en las normas referidas al sistema de pago mediante la modalidad de “Caja Chica”.

3) Resolución de la Junta Departamental Nº 62/2005 que reglamenta la Resolución Nº 31/86. Al entenderse que no se dio cumplimiento con lo dispuesto por dicha Resolución, que establece la forma y los porcentajes de liquidación del “Quebranto de Caja” para los funcionarios que manejen fondos en la Tesorería de la Junta Departamental.

4) Ley 9515, Artículo 19. La Junta Departamental realizó donaciones las cuales no son competencia de estos Organismos.

CONSIDERANDO:

I) que lo establecido en el Resultando 1) ha sido motivo de reiterados dictámenes de ese Organismo y también, reiteradamente, la Junta ha expresado que el reintegro de gastos a ediles radicados en el interior del Departamento es en cumplimiento a su norma presupuestal, la que ha sido confirmada, en cada oportunidad, por la Asamblea General del Poder Legislativo, por lo que cualquier discusión en el tema queda finalizada.

II) que con relación al Resultando 2) el Presupuesto Quinquenal de la Junta Departamental (período 2011 – 2015) en su artículo 10 modifica el sistema de pago, subsanándose desde el punto de vista normativo la situación descripta por el Tribunal.

III) en referencia a la forma y los porcentajes de liquidación del “Quebranto de Caja” para los funcionarios que manejen fondos en la Tesorería de la Junta Departamental, el Presupuesto Quinquenal de la Junta Departamental (período 2011 – 2015) en su artículo 6º modifica el régimen vigente, desapareciendo las razones jurídicas que motivaran la observación del Tribunal de Cuentas.

IV) con respecto a las donaciones del Organismo, las mismas conllevan su presencia y adhesión a actividades sociales, deportivas y/o culturales del Departamento, no siendo significativa la cifra anual destinada a ella.

ATENTO: a lo precedentemente expuesto;

LA JUNTA DEPARTAMENTAL DE FLORIDA

R E S U E L V E ;

1º- Apruébase la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Junta Departamental de Florida Ejercicio 2009, en base a los “Considerandos” que anteceden.

2º- Comuníquese al Tribunal de Cuentas.

Sala de Sesiones “Gral. José Artigas”, en Florida, a los veinticinco días del mes de febrero de dos mil once.-

 

Fdo: CARLOS PÉREZ D´AURIA, Presidente; ALÉXIS LISSIO IRIGARAY, Secretario General

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